Verwaltungs-Systeme

Guide zur einfachen Prozessoptimierung

Hier sehen Sie eine Übersicht der meistgenutzten Methoden zur Prozessoptimierung und wie sie helfen können, Prozesse und deren Management zu vereinfachen.

Es gibt viele Möglichkeiten für eine Prozessoptimierung. Denken Sie nur mal an Total Quality Management, CMMI, Six Sigma oder Lean. Dieser Artikel konzentriert sich auf Lean-Methoden, da diese meist alle Mitarbeiter in die Prozesse mit einbeziehen und nach und nach verbessert werden können. Wir glauben daran, dass der Lean-Gedanke sehr gut mit der Kultur eines modernen und wissensbasierten Unternehmens kombinierbar ist. Darüber hinaus wird der Bedarf für kontinuierliches Lernen in der Prozessoptimierung herausgehoben.

Vier kritische Elemente in jeder Prozessoptimierungs-Initiative

Die meisten Manager stimmen zu, dass die folgenden Aspekte in der Lean-Methode beachtet werden sollten:

    1. Verbindung zur Strategieentwicklung
      Hier geht es um die durchgehende Verbindung zwischen der grundsätzlichen Strategie und allen Prozessen, die erstellt werden.
    2. Priorisieren und richtige Projekte auswählen
      Wie Sie sichergehen, welche Geschäftsbereiche zuerst verbessert werden sollen.
    3. Wie man Rollen und Zuständigkeiten zuteilt
      Entscheiden Sie, welche Mitarbeiter kritische Rollen in der Prozessoptimierung umsetzen sollen.
    4. Welche Methode zur Prozessoptimierung genutzt werden sollte
      Die richtige Methode zur Prozessoptimierung ist wichtig, vor Allem für die Zukunft.

Dieser Artikel ist in diese vier Grundbereiche eingeteilt. In jedem Kapitel geben wir Ihnen wichtige Informationen für Ihr Unternehmen, einen Überblick über die meistgenutzten Methoden zur Prozessoptimierung und weiteres.

Verbindung zur Strategieentwicklung

Ihre Prozessoptimierung muss leicht mit Ihrer Strategie kombinierbar sein. Falls Kundenzufriedenheit an oberster Priorität steht, sollten die Prozesse auch danach ausgerichtet sein.

Lean-Methoden basieren auf “policy deployment” oder der “Hoshin Kanri”-Methode. Im Grunde geht es darum, alle Prozesse in der Firma zu verknüpfen und zu verbinden, das Top-Management kann daraufhin die Werteflüsse analysieren. Anschließend können Sie nachsehen, welche Prozesse verbessert werden sollten und diese Prozesse und deren Aktivitäten priorisieren. Kontinuierliche Follow-ups und Berichte stellen sicher, dass Projekte zur Prozessoptimierung stets mit der Strategie des Unternehmens einhergehen.

Manche nutzen eine “X-Matrix” um darzustellen, was bisher erreicht worden ist im Vergleich zu was bisher versucht worden ist.

 


Priorisieren und richtige Projekte auswählen

Wenn Sie einmal sichergestellt haben, wie Ihre Firmenstrategie mit der Prozessoptimierung verknüpft ist, können Sie Projekte auswählen. Sie haben grundsätzlich die Wahl zwischen drei Methoden.

Lassen Sie sie in Teams arbeiten oder lassen Sie jeden Stakeholder sein eigenes Scoring als Basis für die Besprechung erstellen.

Pareto Priority Index

Das ist die Kosten-Nutzen-Perspektive. Es geht darum, das Projekt auszuwählen, welches den höchsten Ertrag mit den eingesetzten Ressourcen erwirtschaftet. Das Tool hilft, die Projekte in der Hinsicht zu bewerten und zu vergleichen:

Stakeholder Scoring

Erstellen Sie einen Fragebogen, auf dem Sie jeden Projektmitarbeiter auf einer Skala von 1-5 bewerten können (1 ist niedrig, 5 ist hoch).

Synergie zwischen allen Punkten ist wichtig, deswegen werden bei der Berechnung auch alle Punkte gleich stark bewertet.

Sie können identische Verfahren zur Projektbewertung in der Prozessoptimierung durchführen, wenn es zu Strategie und deren Zielen kommt.

Wie man Rollen und Zuständigkeiten zuteilt

Nun wissen Sie bereits, weshalb Sie eine Prozessoptimierung durchführen und was es für Vorteile bringt. Ausserdem wissen Sie, welche Projekte priorisiert werden sollten. Nun ist es an der Zeit, Rollen und Zuständigkeiten auf Mitarbeiter im Unternehmen zu verteilen.

Six Sigma nutzt einen Ansatz, bei dem der Geschäftsführer als Anführer gesehen wird. Der Lean-Gedanke ist dahingegen eher weniger formalisiert. Hier geht es eher darum, Anführer und Helden auf jeder Ebene festzusetzen. Das Ziel sollte es sein, Rollen auf so viele Mitarbeiter wie möglich zu verteilen.

  1. Geschäftsführer und Finanzvorstand leiten die Prozessoptimierung. Sie überschauen die Prozessverläufe und deren Werte.
  2. Motivierte und leistungsstarke Manager erhalten Prozesse.
  3. Andere Manager erhalten weniger wichtige Prozesse.
  4. Andere Mitarbeiter auf unterer Ebene erhalten die restlichen Prozesse im täglichen Geschäft der Prozessoptimierung.

Es ist besser, mehr Teilzeitkräfte als Vollzeitkräfte aufzuteilen. Warum? Weil die Verbindung zum täglichen Geschäft hergestellt werden kann. Die Prozessoptimierung sollte voraussetzen, dass Mitarbeiter mit Projekten arbeiten, die ihrem tatsächlichem Beruf nahekommen. Zum Beispiel kann es Sinn machen, einem Kollegen 20,30 oder 50% der Zeit mit einem funktionsnahen Projekt zu verbinden.


Welche Methode zur Prozessoptimierung genutzt werden sollte

Wenn die Strategie klar ist, sollten Methoden zur Prozessoptimierung ausgewählt werden. Unten haben wir eine Liste an Lean-Methoden vorbereitet.

Abbildung von Wertflüssen

Lean’s Definition von Wert ist, dass es etwas ist, das der Kunde bezahlen wird. Abfall ist etwas, wofür der Kunde nicht zahlen wird. Eine Abbildung von Wertflüssen ist eine gute Grundlage des Hauptflusses der Prozesse von Anfang bis zum Ende. Mitarbeiter können von nun an mit Hilfe dieser Abbildung lernen und Prozesse verbessern.

Die wichtigsten Punkte:

  • Der Kunde “zieht”.
    Alles geht los, wenn der Kunde eine Bestellung macht. Es wird sozusagen rückwärts gearbeitet, startend beim Kunden
    .
  • Es gibt interne und externe Kunden.
    Nicht alle Wertflüsse zielen direkt auf externe Kunden. Manche haben interne Kunden als Basis.
  • Der richtige Fluss.
    Blockierungen im Fluss bilden überflüssige Arbeit. Diese Vorgänge müssen entfernt werden, um den Wert des Produkte für den Kunden zu erhöhen.
  • Wertschöpfende Aktivitäten herausfinden.
    Klassifizieren Sie Aktivitäten in “Wertschöpfend”, “Wert-ermöglichend” und “Nicht wertschöpfend” um zukünftige Prozesse zu verbessern.
  • Starten Sie mit dem aktuellen Zustand.
    Es ist wichtig Ihren aktuellen Zustand zu erfassen, um richtig zu starten. Alle Prozesse bauen auf diesem Zustand auf!

Wir werden nicht weiter ins Detail gehen bezüglich Werteflüsse. Dennoch ist es wichtig zu sehen, wie sie aufgebaut sind und zur Prozessoptimierung beitragen können:


 Prozessoptimierung

A3 als Problemlösung

Ein A3 ist, wie der Name schon sagt, eine einzelne Seite, die alle Probleme analysiert. Es ist ein hilfreiches Tool, um eine Prozessoptimierung durchzuführen und “nicht wertschöpfende” Aktivitäten zu eliminieren.


Downloaden Sie eine A3-Vorlage (vom Lean Enterprise Institute).


5S um Verlust zu vermeiden

5S ist eine Methode vom “Toyota Production System”. Im Grunde geht es darum, den Arbeitsplatz sauber und ordentlich zu halten.

Um den Arbeitsplatz für jede Rolle in Ihrem Prozess zu organisieren, müssen Sie folgende Schritte beachten:

Sortieren

Eliminieren Sie jede Funktion, die keinen Wert schafft.

Reihenfolge festlegen

Tools in Reihenfolge des Arbeitsablaufes anordnen.

Glänzen

Arbeitsplatz sauber halten, nicht nur optisch sondern auch Datensätze und Dateien.

Standardisieren

Im Arbeitsumfeld müssen Sie alle Prozesse standardisieren.

Standhalten

Führen Sie diese Schritte in konstanten Intervallen durch. Alle Mitarbeiter sollten wissen wie wichtig es ist, einen sauberen Arbeitsplatz zu haben.


Download von 5S Implementierungsanleitung (Englische Version – vom Lean Enterprise Institute).


Quellen und Lesenswertes:

Womack, J. P., and Jones, D. T. (1996). Beyond Toyota: How to root out waste and pursue perfection. Harvard Business Review.

Biolos, J. (2002). Six Sigma meets the service economy—six sigma: It’s not just for manufacturing. Harvard Management Update.

Swank, C. K. (2003). The lean service machine. Harvard Business Review.

Osada, Takashi (1995). The 5S’s: Five keys to a Total Quality Environment. US: Asian Productivity Organization.

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