Warum Prozessinitiativen scheitern

In dieser Lektion erläutern wir, warum so viele Prozessinitiativen im ersten Jahr ins Stocken geraten – und was man dagegen tun kann. Sie lernen, Risiken frühzeitig zu erkennen und schnell gegenzusteuern, praktische Schritte zur Sicherung von Sponsoring, Akzeptanz und ROI anzuwenden und eine einfache Checkliste zu nutzen, um die Arbeit nach dem Start am Leben zu erhalten.

Lektionsressourcen

• Eine Fallstudie darüber, wie ein Unternehmen scheiterte (Artikel)

Wichtigste Erkenntnisse

• 47 % der Fehler im ersten Jahr sind auf Managementebene: schwaches Sponsoring, unrealistische Erwartungen, ROI-Druck, wechselnde Strategie, schlechte Messung und diskontinuierliche Ressourcenbereitstellung.
• 36 % sind organisatorische Bereitschaft/Widerstand: geringe Reife, „Prozess = Kontrolle“-Denkweise, Überlastung, prozesskarten stimmen nicht mit der Realität überein, keine Eigenverantwortung/Netzwerk/Schulung, Silo-Denken.
• 7 % sind Einführungsfehler: nie implementiert, „Prozess um des Prozesses willen“ oder keine Mitarbeitereinführung.
• Längerfristige Fallstricke: glänzende Technologie + schnelle Lösungen ohne Klarheit; Änderungen im Technologie-Stack, die die Prozess-Governance übertreffen.
• Reife zuerst: fangen Sie dort an, wo Sie sind, nicht dort, wo Sie sein möchten.
• Machen Sie es organisatorisch, nicht abteilungsbezogen: Prozessarbeit ist eine Strategie, kein Projekt.
• 3) Die Grundlagen richtig legen: Governance = Prozesshierarchie + Landschaft + klare Verantwortung.
• Perfektion ist der Feind des Guten: 80 % fertigstellen, dann testen und iterieren.
• Praktische Absicherung: Sponsor + Metriken + Eigentümer-Netzwerk + Feedback-Schleife = nachhaltige Akzeptanz und sichtbarer ROI.

Video-Transkript

Willkommen! In den nächsten Minuten erläutern wir, warum so viele Prozessinitiativen ins Stocken geraten – und wie Sie dieselben Fallen vermeiden können.

Prozesse geben Ihnen eine Helikopterperspektive darauf, wie Wert über Teams und Systeme hinweg fließt. Doch viele Initiativen gewinnen nie an Höhe. Das Muster, das wir sehen: große Absicht, dann Abdriften – weil Erwartungen, Sponsoring und Bereitschaft nicht aufeinander abgestimmt waren. Betrachten Sie diese Lektion als Ihr Anti-Fehler-Handbuch.

Bei verfolgten Unternehmen, die ihre Prozessinitiativen im ersten Jahr eingestellt haben, gruppierten sich die Ursachen wie folgt:

• 47 %: Ursachen auf Managementebene
• 36 %: organisatorische Bereitschaft und Widerstand
• 7 %: Implementierung nicht abgeschlossen

Wir werden jede Gruppe behandeln, sowie die längerfristigen Fallstricke, die später den Schwung töten können.

Die 47 %: Ursachen auf Managementebene: Beginnen wir mit Fehlern auf Managementebene.

Schwaches oder inkonsistentes Executive Sponsoring.
Benennen Sie einen verantwortlichen Executive Owner, der monatlich anwesend ist.
Veröffentlichen Sie eine einfache RACI pro Prozess, um zu bestätigen, wer entscheidet, wer bearbeitet, wer ausführt.

Unrealistische Zeitpläne und Druck für schnellen ROI.
Definieren Sie einen kleinen „ersten Erfolg“ (z. B. Zykluszeit, Fehlerrate, Nacharbeit) und teilen Sie ihn breit.
Strategische Instabilität durch Führungs- oder Rollenwechsel.
Wenn die oberste Führungsebene wechselt, ordnen Sie die Initiative innerhalb von 30 Tagen den neuen Top-3-Unternehmensprioritäten neu zu.
Schützen Sie die Kontinuität mit einem Prozess-Eigentümer-Netzwerk und gemeinsamen Vorlagen, damit Wissen den Personalwechsel überdauert.

Prozessarbeit als einmaliges Projekt statt als langfristige Strategie behandeln.

Behandeln Sie Prozessarbeit wie Hygiene: kontinuierliche Eigenverantwortung mit einem Überprüfungsrhythmus.
Vermeiden Sie den „Big Bang“. Begrenzen Sie Mapping und Verbesserungen zeitlich in kurzen, wiederkehrenden Workshops.

Schlechte Beteiligung und Nachweise: Top-Down-Rollout, schwer messbare Ergebnisse und hoher Ressourcenbedarf.
Ko-kreieren Sie mit den Mitarbeitern an der Front – wenn sich Menschen nicht im Fluss wiederfinden, werden sie ihm nicht folgen.
Machen Sie Ergebnisse messbar: Definieren Sie 2–3 Ergebnis-Metriken pro Prozess (z. B. Durchlaufzeit, First-Time-Right, NPS) und implementieren Sie diese als Teil der Arbeit.

Managementprobleme sind lösbar – konzentrieren Sie sich also auf sichtbares Sponsoring, den richtigen Umfang und messbare Erfolge.

Die 36 %: Organisatorische Bereitschaft & Widerstand

Betrachten wir nun Empfehlungen, um die organisatorische Bereitschaft sicherzustellen und Widerstand zu verringern.
Fokussierter Start & Kapazitätskontrolle
• Akzeptieren Sie Ihr Prozess-Reifegrad-Niveau. Beginnen Sie dort, wo Sie sind, wählen Sie einen End-to-End-Fluss und stabilisieren Sie ihn.
„Prozess = Kontrolle“ neu definieren
• Positionieren Sie Prozesse als gemeinsame Vereinbarungen, die die kognitive Belastung und das Risiko reduzieren.

Design für die Realität & den gesamten Fluss
• Bilden Sie den Ist-Zustand ab (nicht den Soll-Zustand).
• Nutzen Sie Prozesse, um Teams die Übergaben zu zeigen und die Arbeit anderer zu verstehen, um Silos aufzubrechen.

Eigenverantwortung & Feedback-Schleife
• Benennen Sie Eigentümer pro Wertstrom und treffen Sie sich monatlich, um Blockaden/Erfolge zu teilen.
• Fügen Sie einen „Verbesserung vorschlagen“-Button zu jeder Aktivität hinzu und priorisieren Sie wöchentlich.

Akzeptanzförderung & Strategieanbindung
• Schließen Sie die „nicht befolgt“-Lücke mit In-Task-Anleitungen und kurzen How-to-Clips.
• Bieten Sie Redakteuren/Eigentümern rollenbasiertes Mikro-Training (10-Minuten-Module) an.
• Verknüpfen Sie jeden Prozess mit einem KPI und einem strategischen Ziel in der Prozesslandschaft.

Die 7 %: Implementierung nicht abgeschlossen
Schließlich werfen wir einen Blick auf Projekte, die aus anderen Gründen gescheitert sind. Hier sind einige Ursachen:
• Nicht implementiert.
Hören Sie nicht beim Mapping auf – veröffentlichen, zuweisen und planen Sie Aufgaben. Denken Sie daran, dass Perfektion der Feind des Guten ist.
Führen Sie einen Pilotversuch durch → erweitern Sie den Rollout; kündigen Sie Änderungen in bestehenden Stand-ups und Kanälen an.

• Prozesse um der Prozesse willen („internes BPM-Projekt“). Immer mit einem echten Geschäftsergebnis verknüpfen.

Lassen Sie uns nun mit einigen längerfristigen Fehlerrisiken abschließen, die Sie beachten sollten.
Organisatorisch:
• Glänzende neue Tools lenken die Aufmerksamkeit ab. Halten Sie sie nach der Klarheit – zuerst der Prozess, dann die Technologie.
• Schnelle Lösungen (RPA usw.). Automatisieren Sie die stabilen Teile; gestalten Sie neu, bevor Sie automatisieren.

„Nicht automatisieren. Auslöschen.“ Michael Hammer

Es ist kein Projekt, es ist kontinuierliche Verbesserung.

Lassen Sie mich dies in 10 Empfehlungen zusammenfassen, damit Sie Misserfolge vermeiden können.

1. Holen Sie sich einen benannten Executive Sponsor und eine monatliche Präsentation.
2. Umfassen Sie einen Wertstrom oder Fallfluss; begrenzen Sie die Entdeckung zeitlich.
3. Definieren Sie 2–3 Ergebnis-Metriken und implementieren Sie diese im Prozess.
4. Stellen Sie sicher, dass der Prozess ein Werkzeug für die Menschen wird, die im Prozess arbeiten.
5. Bauen Sie ein Prozess-Eigentümer-Netzwerk auf; ermächtigen Sie Redakteure in der Nähe der Arbeit.
6. Starten Sie mit einem Pilotversuch, dann skalieren Sie; halten Sie Schulungen mundgerecht.
7. Integrieren Sie eine Feedback-Schleife in jede Aktivität; verbessern Sie wöchentlich.
8. Verbinden Sie jeden Prozess mit einem strategischen Ziel und KPI.
9. Vierteljährlich überprüfen: abbilden → ausführen → lernen → stabilisieren – dann Automatisierung in Betracht ziehen.
10. Kommunizieren Sie Zweck und Ziel wiederholt auf allen Managementebenen.

Wählen Sie einen Prozess, der mit den aktuellen Top-3-Prioritäten des Senior Managements verbunden ist. Sichern Sie sich einen Executive Sponsor, legen Sie zwei Ergebnis-Metriken fest und starten Sie einen Pilotversuch mit echten Benutzern. Halten Sie es einfach, sichtbar und messbar – so überwinden Sie die Hindernisse.