ANLEITUNG FÜR PROZESSDOKUMENTATIONS-SOFTWARE

Top 5 Tools für Geschäftsprozessmodellierung

Um mit der Zeit Schritt halten zu können, bedarf es ständiger Überprüfung. Andernfalls sind Sie wie eine dieser Mütter oder Väter, die fragen, was ein Twitter ist oder meinen, dass LOL „viel Liebe“ bedeutet. Tools zur Geschäftsprozessmodellierung sind ebenfalls ein langer Weg und in diesem kurzen Artikel halten wir Sie mit den fünf am häufigsten verwendeten Tools und deren Vor- und Nachteilen auf dem Laufenden. Hinweis: Sie wissen, dass Sie Mama oder Papa sind, wenn Sie auf Microsoft Word schwören.


is your process documentation tool made for old people?

Caveat: Das Tool ist nicht das Ziel

Bevor wir uns mit den verschiedenen Tools befassen, müssen wir uns der Tatsache stellen, dass das Tool nicht das Ziel ist. Ziel ist es, dass die Mitarbeiter in Ihrer Organisation die Prozessdokumentation tatsächlich nutzen und von dieser profitieren. Ansonsten, was ist der Sinn der Erstellung? Die Frage ist also, welche oder welche Kombination ist die beste, um dies zu erreichen? Wählen Sie Ihr Tool aus, indem Sie festlegen, welches die Verwendung, den Bedarf und die Mitgestaltung fördert. (Wenn Ihre Unternehmensgruppe mit Müttern und Vätern gefüllt ist, die das Spielen von Solitaire für ziemlich ordentlich halten, kommt Microsoft Word – so verabscheuend wie wir das sagen sollen – ggf. in Frage.)

Moment mal, was ist ein Tool für Geschäftsprozessmodellierung?

Es ist eine wichtige Arbeit, die laufenden Prozesse in einer Organisation aufzuzeichnen, abzubilden und zu erklären. Sei es ein Prozess, um eine Auslandsverkaufsreise zu arrangieren, einen neuen CTO einzustellen oder ein Schnapsgeld auf dem Weihnachtsfeiertagskonto der Mitarbeiter zu verwalten. Es geht darum sicherzustellen, dass Sie den Prozess verstehen – den Arbeitsfluss -, der erledigt werden muss. Dazu benötigen Sie ein Prozessdiagramm – idealerweise verbunden mit visuellen Arbeitsanweisungen in Form von Videos, Bildern und Dateien, die leicht zugänglich sind. Es ist sehr wertvoll, wenn diese Dokumentation zur Fallstudie verwendet wird shows.

Sie wollen weiter gehen als nur Prozesse zu dokumentieren? Dann werfen Sie einen Blick auf unsere Anleitung zur Prozessverwaltung-Software.

8 wichtige Überlegungen zur Auswahl des besten Tools für die Prozessmodellierung

Bevor wir uns die ersten fünf ansehen, sollten wir uns zuerst überlegen, welche Funktionen in einer idealen Welt ein Tool für Geschäftsprozessmodellierung am effektivsten machen.

  1. Es kann leicht zugänglich und gemeinsam genutzt werden: Dies ist wichtig, da die Dokumentation sonst nicht ordnungsgemäß verwendet oder überprüft wird. Infolgedessen spiegelt es nicht die Realität wider.
  2. Es macht die Zusammenarbeit einfach: Dies ist besonders in Unternehmen mit mehr als einer Handvoll Menschen hilfreich. Je größer die Firma ist, desto hilfreicher ist die Zusammenarbeit.
  3. Es ist ‘mobile friendly’: Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter unterwegs sind, ist der Zugriff auf die Dokumentation über mobile Geräte unerlässlich.
  4. Es ist online: Zugang zu jedem Ort und an jedem Arbeitsplatz macht das Leben leichter.
  5. Andere Tools lassen sich integrieren:: Es gibt eine Reihe weiterer Tools wie Gsuite und Confluence, die die Prozessdokumentation unterstützen. Dies ist hilfreich, wenn Sie sie auf integrierte Weise verwenden können.
  6. Es macht mehr als nur eine Sache: Einige Tools eignen sich hervorragend zum Schreiben von Notizen oder Anweisungen, andere eignen sich besser zum Erstellen komplexer Prozesslandkarten. Was aber, wenn Sie ein Tool haben, das alles kann?
  7. Es ist user-friendly: Haben Sie sich schon mal eine Schnittstelle angesehen und sich gefühlt, als ob Sie drinnen sterben würden? Das ist ein Zeichen, dass es nicht benutzerfreundlich ist. Stattdessen sollte ein Tool auch für Ihren Kollegen Hans, der auf Microsoft Word 2003 schwört, leicht zu verwenden sein.
  8. Es gleicht Funktionalität mit Einfachheit aus: Zu viele Funktionen und Optionen und der arme alte Jim wird seinen Mist verlieren, weil es zu wenige und für niemanden nützlich ist. Es geht darum, einfach genug zu haben, um einfach und effektiv zu sein.

Die Top 5 der besten Geschäftsprozessmodellierungs-Tools

Wenn wir top sagen, was meinen wir damit? Wir meinen die am häufigsten verwendeten Tools. Welches das beste ist, ist eine andere Frage. Die Antwort hängt von Ihnen ab, Ihrem Geschäft, Ihren Mitarbeitern und Prozessen. Wir hoffen, dass Sie durch die Auswahl der Optionen der Antwort näher kommen.

Die Offline-Geschäftsprozessmodellierungs-Tools

Erinnern Sie sich an die verrückten Tage, in denen Sie Software installiert und Dateien per E-Mail versendet haben? Oder sie in SharePoint platziert haben (wo sie nie wieder gesehen wurden). Willkommen in der Offline-Welt.

Word

Gutes altes, vertrauenswürdiges Microsoft Word. Immer noch ein Tool. Hervorragend geeignet, um Ihre Abschlussarbeit oder eine Fantasy-Serie mit sechs Büchern zu schreiben. Aber um Ihre Geschäftsprozesse zu dokumentieren? Hier sind die Vor- und Nachteile.

Pros: Jeder hat es und kennt es. The end.

Cons: Sie arbeiten mit Dateien, in denen das Speichern, Freigeben, Zusammenarbeiten und Suchen ein Problem ist. Um Word-Dokumente auf mobilen Geräten anzuzeigen, sind die richtigen Apps und Plugins erforderlich. Fazit: Es ist schwerfällig.

Hier wird kein Bild benötigt! Wir wissen es alle.

Visio

Die Office-Suite von Microsoft ist möglicherweise nach online umgezogen, Visio jedoch nicht. Es ist ein wuchtiges Programm, das scheinbar in eine Sackgasse geraten ist.

Pros: Wenn Sie Elon Musk sind und einen Prozess zum Senden von Personen zum Mars entwerfen möchten, können die erweiterten Diagrammfunktionen und -optionen in Visio von Nutzen sein. Wir bezweifeln jedoch, dass Herr Musk es als benutzerfreundlich genug finden würde.

Cons:  

  • Aufgrund der sehr teuren Lizenz werden nur wenige privilegierte Seelen bearbeitet. Alle anderen werden außerhalb der Schleife sein.
  • Es ist so reich an Funktionen, dass es schwierig ist, es einfach zu halten.
  • Jedes Mal, wenn Sie es verwenden möchten, müssen Sie eine Datei suchen, öffnen und schließen.
  • Es ist schwierig, die Zusammenarbeit zu teilen und davon abzuraten.
  • Es hat keine automatische Änderungssteuerung.

Visio as process documentation tool

Die Online-Dokumentationstools

Die folgenden drei Online-Geschäftsprozessmodellierungs-Tools sind ähnlich, mit einigen geringfügigen Unterschieden. Der Vorteil aller ist, dass sie über einen Webbrowser bedient werden.

Lucid Chart

Dies ist im Grunde eine Online-Version von Visio.

Pros: It’s einfach während der Bearbeitung zusammenzuarbeiten.

Cons: Es bietet keine Verbindung zu Arbeitsanweisungen oder Personen.


Top 5 Tools für Geschäftsprozessmodellierung

Gliffy

Glatte, benutzerfreundliche Oberfläche. Die Teampreise beginnen bei 4,99 US-Dollar pro Benutzer.

Pros:

  • Glatte, benutzerfreundliche Oberfläche.
  • Hat eingeschränkte Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

Cons: Keine Optionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit.


Gliffy ist ein Werkzeug zur Geschäftsprozessmodellierung

Smart Draw

Ähnlich wie Lucid Chart, mit einigen wichtigen Unterschieden. Die Preise beginnen bei 5 US-Dollar pro Monat und Benutzer.

Pros:

  • Funktioniert gut auf mobielen Devices.
  • Online, nicht offline Datei.
  • Integriert sich mit Online-Tools wie Gsuite und Confluence.

Cons: Es bietet keine Verbindung zu Arbeitsanweisungen und Personen (außer wenn sie in andere Tools integriert sind) – dies ist ein echter Nachteil, da Arbeitsanweisungen in Tool für Geschäftsprozessmodellierung essentiell sind.


Top 5 Tools für Geschäftsprozessmodellierung

Zu guter Letzt: Gluu!

Wir wollen unsere eigene Trompete nicht zu sehr blasen, aber in einem Lehrbuchbeispiel für Kleinbürger müssen wir sagen, dass wir ein hervorragendes Werkzeug für die Dokumentation von Geschäftsprozessen geschaffen haben – wenn Sie sich darum kümmern, dass sie gelesen und ausgeführt wird! Es beginnt ab $ 5 pro Benutzer und Monat.

Pros: Es ist online, ist mobile-friendly und verfügt über integrierte Arbeitsanweisungen , lässt sich problemlos mit Personen verbinden und kann in Echtzeit zusammenarbeiten. Es verbindet alle beweglichen Teile, die die Menschen dazu bringen, Ihre Dokumentation zu nutzen – das Diagramm, die Arbeitsanweisungen, die Fragen, die Ideen, die Reviews, die Änderungen, die Aufgaben, die Formulare und den Kalender.

Cons: Es gibt nur einfache Prozesszuordnung, daher nicht für umfangreiche IT-Entwicklungsabläufe. Wenn Sie nur komplexe Zeichnungen zeichnen möchten, sind die anderen Tools besser.

(Wen kümmert es dann mehr, als zu zeichnen, als dass die Benutzer Ihre Prozessdokumentation tatsächlich verstehen und verwenden?)


Top 5 Tools für Geschäftsprozessmodellierung

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