Gluu

Leitfaden für den Einstieg in die Anlagenverwaltung

Vermissen Sie den Überblick über die Ausstattung des Unternehmens von der Beschaffung über die Anmeldung, Vorbereitung bis hin zur laufenden Wartung? Damit jedes Teammitglied immer die wichtigen Schritte kennt, um die Geräte Ihres Unternehmens vorzubereiten, zu warten, aufzurüsten und schließlich zu recyceln? Dann können Sie mit einem Geschäftsprozessmanagement-Tool einen einfachen Prozess für die Verwaltung des Anlagevermögens durchführen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie anfangen können.

Warum sollten Sie sich überhaupt für die Verwaltung des Anlagevermögens interessieren?

Ein Prozess der Anlagenverwaltung kann einem Unternehmen helfen, indem er einen Überblick und eine Kontrolle über die Maschinen des Unternehmens von der Beschaffung über die Registrierung und Vorbereitung bis hin zur laufenden Wartung bietet. So verfügt das Unternehmen über alle notwendigen Maschinendaten für Wirtschaftlichkeit, Qualitätskontrolle, Service und Nutzung der Maschine. Es spart auch Ausfallzeiten bei plötzlichen Reparaturen und ermöglicht eine optimale Nutzung der Ressourcen der Maschine. Darüber hinaus wird der Prozess des Kaufs neuer Maschinen rationalisiert, da dieselben Schritte und Pläne wiederverwendet werden können, was Zeit und Ressourcen spart. Der Prozess umfasst auch die Registrierung und das Datenmanagement für Versicherungen und Echtzeitwerte sowie Pläne für die Entsorgung von Maschinen am Ende ihres Lebenszyklus. Insgesamt gewährleistet ein Prozess der Verwaltung des Anlagevermögens eine effiziente und effektive Verwaltung der Maschinen des Unternehmens und bietet dem Unternehmen Kosten- und Zeitersparnisse.

Kauf eines Gabelstaplers – ein Beispiel für die Verwaltung des Anlagevermögens

Hier ist ein Beispiel dafür, wie Sie die Verwaltung mit einem digitalen Tool erleichtern können, in dem alle Mitarbeiter problemlos arbeiten können. Nehmen wir an, Sie müssen einen neuen Gabelstapler kaufen.

In Gluu erhalten Sie einen einfachen Prozess, der wie folgt aussehen kann:

Einfacher Plan für den Lebenszyklus eines Gabelstaplers in Ihrem Unternehmen

#1 Teilen Sie den Workflow in mehrere Schritte auf

Es bietet sich an, den Prozess beim Kauf eines neuen Gabelstaplers in die wichtigsten Aufgaben zu unterteilen. Sie müssen auch entscheiden, welche Daten für Sie wichtig sind, um sich registriert zu haben.

Eine einfache Aufschlüsselung finden Sie in den vier Schritten hier:

  1. Beschaffung
  2. Präparat
  3. Wartungsplan
  4. Beseitigung

Sobald Sie den Plan haben, können Sie ihn jedes Mal wiederverwenden, wenn Sie einen neuen Gabelstapler oder eine andere Maschine kaufen. Dies sind die gleichen Schritte, die Sie durchlaufen müssen.

Gleichzeitig zeigen Sie, wo die Aufgabe erledigt ist und welche Abteilung für die Lösung der Aufgabe zuständig ist. Wenn das Unternehmen einen Gabelstapler anschafft, liegen die Aufgaben in drei Abteilungen:

In Gluu sieht es so aus:
Illustration

#2 Beschreiben Sie jede Aktivität

Jede Phase hat ihre festen Aufgaben und einen verantwortlichen Mitarbeiter, der sie lösen muss. Dann ist leicht zu erkennen, mit wem im Unternehmen der Ball ist.

Damit die Mitarbeiter die Aufgabe immer gelöst bekommen, muss jede Aufgabe so beschrieben werden, dass das richtige Wissen zur Lösung der Aufgabe bereit steht.

Es ist der Experte des Unternehmens auf dem Gebiet der Arbeit, der Arbeitsanweisungen erstellt. Dies kann in Text, Zeichnungen und Videos sein. Für den Gabelstapler kann es ein Qualitätsmanager, Einkäufer oder Einkaufsleiter sein, der Checklisten erstellt, die zu befolgen sind, wenn ein neuer Gabelstapler für den Einsatz im Lager vorbereitet werden soll.

Alle Anweisungen werden in Gluu abgelegt, so dass Sie sie immer griffbereit haben und kein Wissen verlieren, wenn Mitarbeiter den Job wechseln. Dabei kann es sich um Zeichnungen oder Videoanleitungen handeln. Was du denkst, macht am meisten Sinn. Es ist eine gute Idee, es aneinander zu testen, um sicherzustellen, dass die Anweisungen leicht zu verstehen sind.

Illustration: z.B. eine Gabelstaplerzeichnung

Sie haben jetzt alle notwendigen Daten an einem Ort.

Dann können alle relevanten Mitarbeiter die Anleitung finden und sehen, wie weit Sie im Prozess für jede Maschine gekommen sind. Hvem, wer für die nächste Aufgabe zuständig ist und in welcher Abteilung die Aufgabe liegt.

Es gibt Ihnen einen Überblick.

Qualitätsmanagement: Registrierung und Daten
Der Gabelstapler wird gekauft

Wenn der Gabelstapler gekauft und an das Unternehmen geliefert wird, haben Sie ein neues Asset im Unternehmen und einen wirtschaftlichen Wert, den Sie mit einem digitalen Prozesstool wie Gluu kontrollieren und ständig im Blick behalten können.

Übersicht über Normen und Lieferantenhinweise

Der Gabelstapler wurde nun ins Lager geliefert, aber bevor er eingesetzt werden kann, müssen Sie sicherstellen, dass alles so ist, wie es sein soll und Sie wichtige Daten für die Maschine registrieren.
Die Aufgabe liegt im Qualitätsmanagement, das die Maschine erstellt und dafür sorgt, dass notwendige Daten bei Ihnen registriert werden.

Sie kennen also den Wert der Maschine und den gekauften Zweck, und Sie wissen, was es braucht, damit sie gemäß den Normen, Anforderungen und Anweisungen des Lieferanten ordnungsgemäß für den Einsatz vorbereitet wird.

Es kann sein, welche Teile zusammengebaut werden müssen, um die Maschine zu vervollständigen, etwas muss aufgeladen werden. Was muss überprüft werden?

Oder es können Anforderungen sein, für die Sicherheitsteile und -geräte beim Einsatz auf dem Gabelstapler sein müssen.

Instandhaltung

Die Qualitätsabteilung ist auch diejenige, die einen Wartungsplan und Service für den Gabelstapler genehmigt und registriert – wiederum auf der Grundlage gesetzlicher Normen, Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen und der Anweisungen des Lieferanten.

Darüber hinaus stellen sie sicher, dass die Anforderungen an die Entsorgung registriert werden und wie Sie den Gabelstapler tatsächlich entsorgen können, wenn er eines Tages nicht mehr verwendet werden kann. Zum Beispiel, welche Unternehmen gebrauchte Lkw kaufen.

Vorbereitung: Damit der Gabelstapler korrekt montiert und einsatzbereit ist:
Auf Basis der Vorgaben des Lieferanten wurde nun eine Checkliste im Qualitätsmanagement erstellt. Im Lager muss der Gabelstapler vor dem Einsatz überprüft werden.
Eine Checkliste könnte wie folgt aussehen:

Überprüfen Sie den Gabelstapler auf:

  1. dass es zusammengebaut werden kann;
  2. Alle Teile und Ersatzteile sind im Lieferumfang enthalten
  3. dass wichtige Funktionen gemäß der Gebrauchsanweisung in Ordnung sind. Einschließlich der Teile, die überprüft werden müssen und wie sie funktionieren sollten.
  4. Vorbereitung abgeschlossen

Planen Sie die Wartung:
Die gute Wartung sorgt dafür, dass der Gabelstapler länger hält und Sie Pannen und zusätzliche Reparaturen vermeiden.

Gemäß den Anweisungen des Lieferanten müssen die Werkzeuge und Spezialteile häufig gereinigt werden, damit die Maschine optimal funktioniert und die Garantie eingehalten wird.

Daher muss der Gabelstapler wöchentlich gereinigt werden und in Gluu fügen wir ein Warn-/Stoppschild für eine regelmäßige Reinigung ein und planen diese vielleicht ein:

  1. Wöchentliche Reinigung
  2. Prüfung der Besonderheiten

12 Monate Kalibrierung und Service
Service und Kalibrierung sind wichtig, um sich an die Nutzung der Maschine zu erinnern und sie zu planen, damit Sie das Verpassen der Maschine, Pannen und Stopps während der Produktionszeit vermeiden.

Erstellen Sie eine Checkliste:

Legen Sie jetzt auch einen Plan für das zweite und dritte Dienstjahr fest

Beseitigung

Sie können auch bereits in den Lebenszyklus der Maschine einbringen, was mit ihr passieren wird, wenn sie nicht mehr funktioniert. Wer kann es kaufen? Und welche Umweltauflagen gibt es bei der Entsorgung eines Gabelstaplers.