--- title: Führen Sie einen Fall mit externen Mitarbeitern durch description: Stellen wir uns vor, Sie haben ein großes Bauprojekt mit externen Teilnehmern. Sie möchten diesen nicht beibringen, wie man Gluu benutzt und den gesamten Prozess einsehen kann. Mit dieser Funktion können Sie ihnen helfen, sich auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren. url: "https://gluu.biz/de/documentation/ausfuhren-von-aufgaben-mit-tasks-und-cases/fall-mit-externen-mitarbeitern-durchfuehren/" updated: "2026-10-15" category: Ausführen von Aufgaben mit Tasks und Cases tags: - Compliance - Projekte --- # Führen Sie einen Fall mit externen Mitarbeitern durch ●●●Advanced Prozessverantwortlicher *Ziel: Externe Teilnehmer sollen zugewiesene Aufgaben erledigen können, ohne die vollständige Gluu-App zu erlernen.* *Voraussetzung:* Sie müssen ein **Prozessinhaber oder -editor** sein, um die Schaltfläche **Teilen** zu sehen. ## Bevor Sie starten - **Plan:** Das Teilen von Fällen und Aufgaben mit externen Mitarbeitern erfordert den Advanced-Plan. - **Rolle:** Sie müssen ein Prozessinhaber oder -Editor sein, um die Schaltfläche Teilen zu sehen. - **Einrichtung:** Keine spezielle Einrichtung für den Empfänger erforderlich – ein externer Mitarbeiter benötigt nur den Link (und die PIN für den vollständigen Prozesszugriff), den Sie ihm senden, kein Gluu-Konto erforderlich. ## Was Mitarbeiter sehen Externe Benutzer erhalten eine vereinfachte „Gluu Execute“-Ansicht, die nur Fälle mit Aufgaben anzeigt, die ihnen persönlich zugewiesen sind. Sie können work instructions einsehen, Aufgaben erledigen und Dateien/Bilder anhängen. Dies ist die Fallübersicht des Mitarbeiters: ![Vereinfachte Fallübersicht des Mitarbeiters mit Fällen mit zugewiesenen Aufgaben](https://gluu.biz/wp-content/uploads/2025/09/image-202.png?wsr) Dies ist die Ansicht beim Klicken auf einen Fall: ![Vereinfachte Gluu Execute-Ansicht eines Falls, der von einem externen Mitarbeiter geöffnet wurde](https://gluu.biz/wp-content/uploads/2025/09/image-203.png?wsr) ## Möglichkeiten zum Teilen Sie können entweder den **gesamten Prozess** (für lizenzierte Benutzer mit einer Rolle) oder **bestimmte Aufgaben** (jede E-Mail, kein Konto erforderlich) teilen. Sie können externe Benutzer auch direkt zu einem Fallteam hinzufügen, wenn Sie einen Fall einrichten. Sie werden als externe Benutzer erstellt und nicht aus Ihrer Benutzerliste ausgewählt. Mehr dazu unter [Fallaufgaben mit Fallteams und Vorlagenbenutzern zuweisen](https://gluu.biz/de/documentation/ausfuhren-von-aufgaben-mit-tasks-und-cases/faelle-verwalten-erweitert/). ### Den gesamten Prozess teilen Dies ist nur für lizenzierte Benutzer möglich. Öffnen Sie den Fall und klicken Sie auf **Teilen**. ![Teilen-Dialog zum Generieren einer URL und eines PIN-Codes für einen lizenzierten Benutzer](https://gluu.biz/wp-content/uploads/2025/09/image-204.png?wsr) Wählen Sie den Benutzer aus und kopieren Sie dann die generierte URL und den PIN-Code. Senden Sie die URL an den Benutzer. Der Benutzer kann nun auf alle Fälle zugreifen, an denen er beteiligt ist. ![Benutzer greift über die geteilte URL und PIN auf alle seine Fälle zu](https://gluu.biz/wp-content/uploads/2025/09/image-205.png?wsr) Sie sind fertig, sobald der Benutzer die URL mit seiner PIN öffnet und alle Fälle sehen kann, an denen er beteiligt ist. ### Eine bestimmte Aufgabe teilen Dies kann mit jeder E-Mail geteilt werden: 1. Öffnen Sie die Aufgabe und klicken Sie auf das Symbol **Teilen**. 2. Geben Sie die E-Mail-Adresse der externen Person ein. 3. Wählen Sie aus, was enthalten sein soll (Aufgabe, Dateien, work instructions). Klicken Sie auf **Erweiterte Einstellungen**, um Elemente zu entfernen, die Sie nicht teilen möchten. 4. Kopieren Sie den generierten Link und fügen Sie eine Nachricht für den Empfänger hinzu. 5. Der externe Mitarbeiter öffnet den Link und wird direkt zu einer vereinfachten Execute-Ansicht weitergeleitet – keine Anmeldung erforderlich. Wenn er kein Gluu-Benutzer ist, werden seine Aktionen anhand der E-Mail-Adresse gespeichert (kein Name in Berichten). Sie sind fertig, sobald der Empfänger den Link öffnet und die geteilte Aufgabe erledigen kann, ohne sich anzumelden. ## Videoanleitung Unten finden Sie eine Webinar-Aufzeichnung mit einem umfassenden Überblick über diesen Anwendungsfall: [Avoid your suppliers being disconnected from your business process](https://www.youtube.com/embed/CP_VpzXXK7Y?feature=oembed) ## FAQ – Externe Mitarbeiter **Welchen Plan benötige ich, um Fälle oder Aufgaben mit externen Mitarbeitern zu teilen?** Das Teilen mit externen Mitarbeitern erfordert den Advanced-Plan, da es auf Fällen und Aufgaben basiert, die selbst nur in Advanced verfügbar sind. **Wer kann einen Fall oder eine Aufgabe mit einem externen Mitarbeiter teilen?** Sie müssen ein Prozessinhaber oder -Editor sein, um die Schaltfläche Teilen zu sehen. Mitglieder und andere Benutzer haben keinen Zugriff auf das Teilen. **Benötigt ein externer Mitarbeiter ein Gluu-Konto?** Nein. Das Teilen einer bestimmten Aufgabe funktioniert mit jeder E-Mail-Adresse und erfordert kein Konto oder Anmeldung – der Empfänger öffnet einfach den Link. Das Teilen eines vollständigen Prozesses ist jedoch nur für lizenzierte Benutzer verfügbar. **Was kann ein externer Mitarbeiter sehen und tun?** Sie erhalten eine vereinfachte „Gluu Execute“-Ansicht, die nur die Fälle mit Aufgaben anzeigt, die ihnen persönlich zugewiesen sind. Sie können work instructions einsehen, Aufgaben erledigen und Dateien oder Bilder anhängen – sonst nichts im Konto. **Wie werden die Aktionen eines externen Mitarbeiters nachverfolgt, wenn er kein Konto hat?** Wenn sie kein Gluu-Benutzer sind, werden ihre Aktionen nach E-Mail-Adresse statt nach Name gespeichert, sodass Berichte die E-Mail anstelle eines benannten Benutzers anzeigen. **Kann ich genau steuern, was beim Teilen einer Aufgabe enthalten ist?** Ja. Beim Teilen einer bestimmten Aufgabe wählen Sie aus, was enthalten sein soll – Aufgabe, Dateien, work instructions – und verwenden Sie die erweiterten Einstellungen, um Elemente zu entfernen, die der Empfänger nicht sehen soll.