Factory worker following work instructions from a process improvement plan

GLUU GUIDES

Wie schreibe ich eine Arbeitsanweisung?

Einen Fehler zu machen ist menschlich, sagen sie. In der Tat sind mehr als neun von zehn Arbeitsunfällen auf menschliches Versagen zurückzuführen. Dies führt zu schweren Verletzungen und kostet jedes Jahr Milliarden Dollar. Vieles davon könnte jedoch mit besseren, klareren Arbeitsanweisungen vermieden werden. In diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie Arbeitsanweisungen oder Standardarbeitsanweisungen schreiben.

Wenn Sie wissen, wie Sie Arbeitsanweisungen klar und präzise für Ihre Kollegen definieren, wissen Sie genau, wie ihre verschiedenen Aufgaben ausgeführt werden sollen. Es verringert das Risiko, da die Wahrscheinlichkeit, dass etwas schief geht verringert wird. Es verbessert auch die Effizienz. Die Arbeitsanweisungen stellen sicher, dass die beste Art eine Arbeit auszuführen klar ist und den Personen bekannt ist die sie ausführen.

Dieser umfassende Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Arbeitsanweisungen verfassen, die Ihre Kollegen verstehen und von denen sie profitieren können. Denken Sie daran, was Einstein gesagt hat:

[alert heading=”Albert Einstein” type=”alert-info” block=”true” close=”false”]Wenn du es nicht einfach erklären kannst, verstehst du es noch nicht. [/alert]

Wenn Sie die Dinge durch ein visuelles oder hörbares Format leichter erlernen möchten, finden Sie in unserem Video unter Arbeitsanweisungen weitere Informationen.

Was ist der Unterschied zwischen eine Arbeitsanweisung und ein SOP?

Arbeitsanweisungen werden abhängig von der Situation auch Arbeitsanweisungen, Standard Operating Procedures (SOPs), Jobhilfen oder Benutzerhandbücher genannt. In jedem Fall besteht der Zweck von Arbeitsanweisungen darin, klar zu erläutern, wie eine bestimmte Arbeitsaufgabe ausgeführt wird. Sie sind wie die Schritt-für-Schritt-Anweisungen, die wir erhalten, wenn wir lernen Auto zu fahren: Prüfen Sie den Schalthebel in der Neutralstellung, starten Sie die Zündung, drücken Sie die Kupplung, wechseln Sie in den ersten Gang usw.

Wichtig ist, dass das Definieren von Arbeitsanweisungen nicht mit dem Schreiben von Prozessen oder Prozessmaps verwechselt werden sollte. Lassen Sie uns schnell definieren, wo die Arbeitsanweisungen in unsere allgemeinen Prozessdokumentationsstufen passen:

A Prozesshierarchie zeigt Ihre gesamte Prozessarchitektur und wie sie Ihr Unternehmen unterstützt.
Ein Prozess ist eine Kette von Aktivitäten, die Eingaben in Ausgaben transformieren. (Für mehr darüber, lesen Sie unseren Anleitung zum einfachen Swimlane Diagramm)
In einer Prozedur wird beschrieben, wie eine Prozesssequenz ausgeführt wird und wer was tut. In Gluu kombinieren wir Prozess und Prozedur in einem einzigen, einfachen Format (da die Leute sie ständig verwirren)..
Eine Arbeitsanleitung – oder eine Arbeitsanweisung, Jobhilfe oder Standardarbeitsanweisung – beschreibt detailliert, wie eine Aktivität innerhalb eines Prozesses (oder einer Prozedur) ausgeführt wird.

Ihre Arbeitsanweisung sollte daher Teil eines Gesamtprozessverbesserungsangebots sein.

Mit dieser Klarheit gehen wir weiter zum Thema, wie man Arbeitsanweisungen definiert.

Warum sind Arbeitsanweisungen wichtig?

Arbeitsanweisungen bilden und erhalten das Wissen innerhalb eines Unternehmens. Wenn die Art und Weise, wie Dinge getan werden, verbal weitergegeben wird, gibt es Raum für Interpretation und menschliches Versagen. Das Wissen darüber, wie eine Aufgabe am effizientesten ausgeführt werden kann, geht verloren, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und das Wissen mitnimmt. Gute Arbeitsanweisungen vermeiden all dies.

Sie reduzieren das Risiko, weil die sicherste Art eine Arbeit zu erledigen klar ist und von den Menschen erkannt wird, die wichtig sind. Sie sparen Zeit, weil sie die schnellste und effizienteste Vorgehensweise aufzeichnen. Entscheidend ist, dass das Schuldspiel vermieden wird. Wenn etwas schief geht besteht die Tendenz darin die Menschen zu beschuldigen oder verantwortlich zu machen, was ganz natürlich ist. Wenn dies jedoch häufig geschieht, kann dies die Moral der Mitarbeiter beeinflussen. Durch klare Arbeitsanweisungen wird dieses Problem minimiert.

Die nachstehende Tabelle zeigt Gluus eigene Recherchen zum Return on Investment beim Schreiben von Arbeitsanweisungen. Der Punkt ist, dass Ihre anfängliche Investition rechtzeitig zurückerstattet wird, wenn Ihre Arbeitsanweisung nur dreimal verwendet wurde. Dies bezieht sich nur auf Zeitersparnis – wir haben nicht einmal den Wert der Vermeidung von Fehlern und Nacharbeit erwähnt. Dies wird in Lean auch als “Standardarbeit” bezeichnet:

Wie sieht eine gute Arbeitsanweisung aus?

Arbeitsanweisungen sollten klar machen, wie Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen. Es sollte keinen Raum für Interpretation lassen. Sie sollten nicht vage sein. Sie möchten die Wahrscheinlichkeit minimieren, dass Ihre Mitarbeiter verwirrt werden. Dies bedeutet, dass Ihre Anweisungen so kurz und einfach wie möglich sein sollten. Das Internet ist voller amüsanter Beispiele schlecht geschriebener Anweisungen und anderer, die komische Doppelbedeutungen haben. Hier einige Grundregeln, um Ihnen dabei zu helfen:

#1 es ist klar

Wie George Orwell sagte: “Gutes Schreiben ist wie eine Fensterscheibe”. Sie schauen direkt durch und verstehen sofort die Bedeutung. Jeder Mitarbeiter sollte Ihre Arbeitsanweisungen verstehen können. Vermeiden Sie mehrsilbige Wörter, komplexe Sätze, Fachjargon, Akronyme, zu viele Fachausdrücke (ohne sie zu erklären) und unnötigen Trubel.

Schreiben Sie Ihre Arbeitsanweisungen so, dass sie für jeden Mitarbeiter, der die Aufgabe ausführt, leicht verständlich sind. Verwenden Sie die aktive Stimme, um Ihrem Leser zu helfen, was sich auf die Subjekt-, Verb- und Substantivsatzstruktur bezieht. Zum Beispiel: Der Mann (Subjekt) nippt (verb) sein Bier (noun, Nomen) , nicht sein Bier der Mann.

#2 es ist zugänglich

Es ist alles sehr gut, Arbeitsanweisungen zu haben, aber was nützen sie, wenn sie nur im Büro erreichbar sind, wenn die Mitarbeiter die sie benötigen in der Fabrik sind? Die Personen die die Arbeit ausführen sollten jederzeit und an jedem Ort einen einfachen Zugang zu den Arbeitsanweisungen haben. Reisende oder Arbeitspapiere?

#3 es ist glaubwürdig

Mitarbeiter müssen die Arbeitsanweisungen als glaubwürdig, hilfreich und genau betrachten. Ansonsten sind sie nur eine nette Idee, um die sich niemand kümmert. Wenden Sie sich an den erfahrensten Mitarbeiter der eine Aufgabe ausführt und bitten Sie ihn, zu erklären, wie die Aufgabe erledigt wird. Stellen Sie sicher, dass Ihre Anweisungen der Realität entsprechen.

#4 es ist konsistent

Arbeitsanweisungen sollten einem einzigen Stil folgen. Konsistenz in Bezug auf Terminologie, Layout, Medien und Methode machen sie leichter zu verstehen und zu verdauen. Sie sollten sich auch hinsichtlich der Konsistenz an die Fähigkeiten der Mitarbeiter halten.

#5 es ist kurz und einfach

Wir haben das oben angesprochen, aber es ist wirklich ein wichtiger Punkt. Wie Albert Einstein sagte: “Wenn Sie es nicht einfach erklären können, verstehen Sie es nicht gut genug.” Nehmen Sie sich Zeit es gründlich zu verstehen. Dies vermeidet später Fehler. Beim Schreiben einer Arbeitsanweisung geht es nicht darum klug zu klingen. Denken Sie stattdessen über die Sprache in der Bedienungsanleitung Ihres Fernsehers nach. Oder schauen Sie sich die Sprache an die in einem Kinderbuch verwendet wird. Versuchen Sie es so kurz und einfach wie möglich zu halten.

#6 es ist visuell

Wir leben in einer visuellen Kultur. Viele von uns sind mit visuellen Medien zufriedener als mit dem Lesen von Büchern und Zeitungen. Versuchen Sie, in Ihren Arbeitsanweisungen nach Möglichkeit Bilder, Zeichnungen und Videos zu verwenden. Überlegen Sie, wer die Arbeitsanweisungen verbraucht und versuchen Sie, diese entsprechend vorzubereiten.

#6 Es wird von den Leuten geschrieben, die es wissen

Die Person, die am erfahrensten in der Ausführung der Aufgabe ist, sollte die Arbeitsanweisung schreiben. Geben Sie Ihre Arbeitsanweisungen nicht an Personen ab, die nicht zu 100% mit der Arbeit vertraut sind. Sie können nicht erwarten, dass ein Bediener weiß, wie er Arbeitsanweisungen zu seinem vollen Potenzial schreibt, wenn er mit der Rolle noch nicht vollständig vertraut ist. Das bedeutet, dass es niemals eine Person sein kann, die Arbeitsanweisungen Ihres Unternehmens zu verfassen.

7 Schritte zum Löschen der Arbeitsanweisungen

Haben Sie schon einmal ein nicht zusammengebautes Möbelstück gekauft, sind nach Hause gekommen und haben versucht, die Montageanleitung zu befolgen und wurden total verwirrt? Wenn ja, sind Sie nicht alleine. Es ist vielen von uns schon passiert. Aus diesem Grund sind gute technische Redakteure sehr erwünscht. Technisches Schreiben ist ein großes Thema und geht über den Rahmen dieses Artikels hinaus, aber hier sind sieben Schritte, um Ihre Arbeitsanweisungen zu verbessern:

STEP 1

Schreiben Sie die Einleitung

Was ist in einer Einführung? Nun, eigentlich ziemlich viel. Es ist wichtig diesen Teil richtig zu machen. Stellen Sie dazu sicher, dass Sie Folgendes tun:

Nennen Sie etwas Kontext: Erklären Sie kurz, zu welchem Prozess die Aufgabe gehört.
Identifizieren Sie die Eigentümer: Erläutern Sie kurz, wer der Prozessbesitzer ist und wer der Aufgabenbesitzer ist.
Geben Sie die Ausgabe an: Erklären Sie kurz, was die Ausgabe oder der Zweck der Aufgabe ist
Der Titel muss sich auf den Job beziehen: Ein gutes Beispiel könnte sein, “wie man die Hände desinfiziert”.

STEP 2

Beschreibe den Zweck – das Warum

Was ist der Zweck Ihrer Arbeitsanweisung? Warum bereiten Sie es vor? Fragen Sie sich, warum Fragen helfen, einen Schritt zurückzutreten und darüber nachzudenken, was Sie erreichen möchten. Die Antwort auf das Warum ist nicht einfach die Ausgabe, die Sie bereits identifiziert haben. Wenn Sie nach dem Grund fragen geht es darum Ihr Verständnis zu vertiefen, bevor Sie ins Detail gehen. Lesen Sie mehr über den Wert der Frage: Warum? here.

STEP 3

Beschreiben Sie, wie es geht

Zunächst müssen Sie die Materialien auflisten, die für die Ausführung der Aufgabe erforderlich sind. Zum leichteren Lesen empfiehlt es sich, diese in Aufzählungszeichen aufzulisten und zwischen den bereitgestellten und nicht bereitgestellten Materialien zu unterscheiden. Bestellen Sie Ihre Bulletpoint-Liste logisch. Zum Beispiel bei der Desinfektion der Hände:

Haushaltsseife
Flüssige antimikrobielle Seife im Spender
Fließendes Wasser
Handtücher

Fügen Sie relevante oder hilfreiche Verweise direkt als natürliche Hyperlinks in den Text ein. Dies macht es Ihrem Leser leicht, Dinge zu klären.

Um zu beschreiben, wie Mitarbeiter beispielsweise ihre Hände desinfizieren sollen, müssen Sie zunächst ein Format auswählen, um dies zu erläutern. Es gibt drei grundlegende Optionen. Das Kochbuchformat, die Entscheidungstabelle und das Flussdiagramm. Sie können für verschiedene Aufgaben unterschiedliche Formate wählen, je nach Komplexität. Denken Sie daran, dass viele Menschen visuelle Lernende sind, so dass Tabellen und Flussdiagramme, vielleicht mit Bildern, der beste Ansatz sind.
In diesem Video sehen Sie, wie einfach es ist, eigene visuelle Arbeitsanweisungen zu erstellen:

STEP 4

Format für leichtes Lesen

Stellen Sie sich Ihr Arbeitsanweisungsdokument als ein Bildungswerkzeug vor. Versetzen Sie sich in die Lage des Lesers und überlegen Sie, was ihm helfen könnte, das Dokument zu verdauen.

Legen Sie fest, wie Sie das Dokument formatieren und bleiben Sie dabei. Wenn Sie Lean üben, finden Sie hier in einem Beispielformat zum üben.
Unterteilen Sie alle Schritte in eine Zahlenfolge. Wenn es mehr als 10 Schritte gibt, unterteilen Sie die verschiedenen Themen. Ein Schritt beschreibt eine Aktion, deren Ausführung nicht länger als 15 Sekunden dauert.
Verwenden Sie Bilder oder Zeichnungen. Stellen Sie sicher, dass das Bild in den Text passt. Siehe das Bild im Text. Platzieren Sie Bilder auf der linken Seite des Papiers und belassen Sie den Text auf der rechten Seite.
Betonen Sie wichtige Informationen, indem Sie Text in Großbuchstaben, Fettdruck oder Kursivschrift verwenden.
Verwandeln Sie eine Liste in eine Liste mit Aufzählungszeichen oder Nummerierung.

Tools, wie Gluu’s Arbeitsanweisungsfunktion in unserem ‘Understand’-produkt, verfügt über eine integrierte Formatierung, die es einfach macht, die Konsistenz zwischen allen zu gewährleisten. Z.B. ist es nützlich, Risiken auf dieselbe Weise zu formatieren, damit die Menschen sie schnell erkennen können:

STEP 5

Schreibe neu und vereinfache es

Die Schlüsselregel für gutes Schreiben ist Kürze. Kurz, einfach und klar.

Verwenden Sie kurze und einfache Sätze. Sätze sollten nicht länger als 15 Wörter sein und sollten keine Klauseln enthalten.
Verwenden Sie kurze und einfache Wörter. Mehrsilbige Wörter klingen schlau, verlangsamen jedoch den Leser. Machen Sie es ihnen einfach und stellen Sie sich vor, Sie schreiben für einen Fünfjährigen.
Vermeiden Sie Akronyme. Wenn Sie eines verwenden müssen, schreiben Sie es beim ersten Mal aus und setzen Sie das Akronym in Klammern. Verwenden Sie ab dann das Akronym.
Fügen Sie eine Liste mit Abkürzungen hinzu, auf die sich der Leser beziehen kann.
Entscheiden Sie, mit welchem Wort oder Begriff Sie etwas beschreiben und bleiben Sie dabei. Verwenden Sie keine anderen Wörter für dasselbe. Wenn Sie beispielsweise den Begriff „Haushaltsseife“ verwenden, verwenden Sie nur den gesamten Begriff.

Verwenden Sie, wie oben erläutert, aktive Sätze, nicht passive. Korrekt: Trockne deine Hände gründlich ab. Inkorrekt: Ihre Hände sollten gründlich getrocknet sein.

STEP 6

Referenzen hinzufügen

Es ist immer hilfreich, Quellen und Vorschläge für weiteres Lesen und Lernen bereitzustellen. Fügen Sie entweder Fußnoten hinzu oder fügen Sie am Ende des Dokuments einen Anhang ein.

STEP 7

Testen Sie mit einem Kollegen!

Um sicherzustellen, dass Ihre Arbeitsanweisungen leicht verständlich sind und befolgt werden, bitten Sie einen Kollegen, die Aufgabe auszuführen, indem Sie ihm folgen. Hiermit erfahren Sie, ob bestimmte Teile oder Erklärungen verwirrend sind oder weiter erläutert werden müssen.

Bitten Sie einen geeigneten Kollegen, den Entwurf Ihrer Arbeitsanweisung zu lesen und Ihnen ein Feedback zu geben. Stimmt die Arbeitsanweisung mit der tatsächlichen Ausführung der Aufgabe überein? Ist das verwirrend? Was könnte klarer sein?
Fordern Sie den Kollegen auf, die Arbeit auszuführen, indem Sie dem Entwurf der Arbeitsanweisung folgen. Helfen Sie ihm NICHT, oder geben Sie weitere Erklärungen. Beachten Sie.
Machen Sie sich Notizen, was auf Ihrer Kopie der Arbeitsanweisung hinzugefügt oder geändert werden soll.

Beispiel eines bewährten Arbeitsanweisungsformats

Lean.org bietet einige nützliche Vorlagen zum Schreiben von Standard-Arbeitsanweisungen. Dies sind meistens für erweiterte Werkseinstellungen:

Quelle: https://www.lean.org/Search/Documents/53.pdf

Ihre Checkliste für die Arbeitsanweisungen

Um es zusammenzufassen und zu vereinfachen, finden Sie hier eine Checkliste, die Sie bei der Planung Ihrer nächsten Arbeitsanweisung zur Hand haben.

Identifizierter Prozess, zu dem die Aufgabe gehört
Identifiziert den Zweck der Aufgabe
Den Umfang der Aufgabe verstehen
Benannte Personen, die für die Aufgabe verantwortlich sind
Angegebene Werkzeuge, die für die Aufgabe erforderlich sind
Alle Sicherheitsanforderungen erwähnt
Wählen Sie ein geeignetes und hilfreiches Format.
Verwendete hilfreiche Sehhilfen
Auf einfache Sprache und kurzen Satz geprüft
Unnötige Fachsprache und technische Begriffe wurden entfernt.
An einem Kollegen getestet.

Jetzt ist es an der Zeit, es in die Praxis umzusetzen!

Wie wir oft sagen, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass

“Perfektion ist der Feind des Guten.”

Fange einfach an und lerne und verbessere dich dabei. Eine Idee ist, Ihre Kollegen zu informieren, was Sie tun und sie aufzufordern, auf Fehler oder Versäumnisse hinzuweisen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Arbeitsanweisung gut angenommen wird. Wir bei Gluu glauben daran, Arbeitsanweisungen innerhalb eines integrierten Systems zur Verwaltung von Geschäftsprozessen zu verfassen.

Fanden Sie das nützlich? Wenn ja, dann würden wir uns sehr freuen, wenn Sie Folgendes mitteilen:

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Anleitung zum einfachen Swimlane Diagramm