GLUU’S GUIDE TIL PROCES SUCCES (8/9)

Lav procesforbedringer

Hvorfor

Så snart at processen er stabil, kan I begynde at lave mere dybtgående forbedringer. Nu handler det om at fjerne overflødige aktiviteter og automatisere hvor I kan.

---

Indhold

1. Introduktion
2. Forbered konto og opret brugere
3. Lav første proceshierarki og -eksempel
4. Udvælg, nominér og uddan procesejere
5. Introducér til alle kollegaer
6. Gennemgå og kortlæg processer
7. Gør processerne stabile
8. Lav procesforbedringer
9. Fasthold procesfokus

---

Hvordan

Jeres tidligere procesgennemløb vil sandsynligvis allerede have givet nogle ideer til forbedringer. Dem kan I nu gennemføre. Herefter kan I lave en forbedringsworkshop.

1. Procesejeren gennemgår hver aktivitet i processen mens deltagerne kommentarer direkte i Gluu. For hver aktivitet tages stilling til trin eller opgaver der er…
   – Rodede, problematiske eller svære.
   – Automatisérbare.
   – Skabere af aktivitetens output (til system, næste aktivitet, el.lign.) – hvorvidt opgaven direkte bidrager til resultatet.
   – Gode at måle på.
2. Herefter bruger deltagerne 5-10 minutter på at tage stilling til hinandens punkter.
3. Procesejeren opsummerer herefter konklusioner og giver evt. aktiviteten en særlig farve, hvis den kræver større forbedringer.
4. En A3 skabelon udfyldes for de vigtigste problemer der skal løses.

Workshop 4 – Procesforbedringer

[table-wrap bordered=”true” striped=”true”]

Udbytte	I oplever udbyttet af observationer og input, når ringen sluttes og forbedringer samt behov for rettelser identificeres.
Deltagere	Alle der har arbejdet med processen, samt andre interessenter.
Dagsorden	Gennemgang af kommentarer, ideer m.v. Identifikation af forbedringsmuligheder. Evaluering.

[/table-wrap]

Plan-Do-Check-Act er en velafprøvet metode til at gennemføre forbedringer:

A3 er en metode til problemløsning der hjælper til at løse problemer i flowet og fjerne spild:

Eksempel

En produktionsvirksomhed bruger 5S, PDCA og A3 til procesforbedringer. Medarbejderne kommer med ideer, problemer og spørgsmål til aktiviteterne, når de udføres. De mere erfarne sætter mærkater på vigtige observationer.

På månedlige forbedringsmøder sorteres observationerne efter vigtighed og der igangsættes “root cause” analyser for at nå i dybden med udvalgte problemer. Forbedringerne fører herefter til justeringer af aktiviteter og processer.

Således anvendes processen til overblik og Lean til at gå i dybden – begge værktøjer som del af den samme PDCA cyklus.

[alert]

Referencer:

• Værktøjer til procesforbedring: “Process improvement tools,” Gluu 2016
• Case: “Afvigelser skaber læring hos Medicom Innovation Partner,” Gluu 2015

[/alert]

Tjekliste

• Udfyldt A3 skabelon per problem.
• Prioriteret forbedringsliste.
• Proces og arbejdsinstruktioner ændret.

Du har lige læst om Lav procesforbedringer. Vores sidste kapitel i denne vejledning handler om Fasthold procesfokus.