Hvad er dokumentation for forretningsprocesser?

Processdokumentation er kompilering af alle dokumenter, der understøtter en proces.

Når folk hører “Processdokumentation”, tænker de generelt på det snævrere emne “ Process Kortlægning ”. Men virkelig dokumentation for forretningsprocesser inkluderer alle dokumenter, der understøtter en proces. Det kan betyde politikker, tjeklister, tutorials, formularer eller endda links til andre applikationer.

Procesdokumentation er en komplet beskrivelse af, hvordan man udfører en given proces. Her er syretesten. Kan nogen med et rimeligt kendskab til din virksomhed finde og læse dokumentationen og med succes udføre en forekomst af processen? I så fald bestod du testen. Du har ret god procesdokumentation. Desværre er det ofte ikke tilfældet, mens enkeltpersoner måske tror, at de kender deres proces godt. Medmindre det er nedskrevet, er chancerne for, at de ikke udfører deres opgaver på samme måde som deres jævnaldrende. Dette er afgørende, fordi nøglen til kvalitet er konsistens.

Hvem er involveret?

I et vist omfang bør alle i din organisation få rod i hænderne med procesdokumentation. Efter alt, i teorien, vil alle gentagelige handlinger i din virksomhed blive dækket, der er meget få roller, der ikke har disse. Her er de mange overvejelser, der skal tages med i procesdokumentationen:

Projekthold – Eksperter går ind for at tildele en erfaren og talentfuld person i et team til procesindehaverrollen. På den måde forstår ejeren den proces, de dokumenterer, og har et klart incitament til at gøre det mere effektivt – de arbejder personligt på det.
Interessenter – At tilbyde en platform til at lære om hverdagens processer, at tjekke ind på arbejdstageres perspektiver og oplevelser er pragmatisk for interessenter.
Udenforstående – Konsulenter, freelancere, nye rekrutter der er mange interaktioner med dem, der ikke er bekendt med din organisation, hvilket i høj grad vil drage fordel af klar, præcis procesdokumentation.

Hvorfor investere i procesdokumentation?

Med korrekt implementering er her nogle af målene, som procesdokumentation kan hjælpe dig med at nå:

Spor effektivitet, aktualitet og udførelse af opgaver.
Identificer virkningen af ændringer i din proces.
Desuden skal du genkende flaskehalse og andre fejl i din proces.
Reducer ressourcer og omkostninger ved opgaver.
Endelig forbedre effektiviteten og kvaliteten af dit arbejde, hvilket fører til bedre kundetilfredshed.

Hvis din organisation ikke bruger nogen form for dokumentation til, hvordan du gennemfører dit arbejde, er det sandsynligvis tid til at rette op på det. Det er trods alt udførelsen, der bestemmer, om et koncept bliver en succes.