GLUU GUIDES
hvordan man sikrer en god medarbejder onboarding proces
Anslået læsetid: 38 Minutter
En undersøgelse fra rekrutteringsrundebordet viser, at en god medarbejder onboarding-proces vil løfte nye ansættelsesresultater med 30 %. Derudover viser andre undersøgelser, at nyansatte bliver længere, hvis introduktionsoplevelsen er god. Denne seks-trins guide kan hjælpe dig med at få succes i din medarbejder onboarding proces.
Hvad indeholder denne vejledning?
- hvordan man sikrer en god medarbejder onboarding proces
Leder du efter noget andet? Udforsk disse relaterede artikler:
For det første: Hvad er en dårlig medarbejder onboarding-proces?
Lad os starte med at forestille os en dårlig medarbejders onboarding-proces et øjeblik ved at sætte os selv i en nyansættelses sted: Du fik endelig dit drømmejob. Din første dag er stadig uger væk. På trods af det bruger du meget tid på at læse op på din nye arbejdsplads. Når alt kommer til alt vil du forberede dig på at “ramme jorden løbende” på din første dag.
Din første dag ankommer, og du går ind i bygningen. Du beder om at møde din nye chef. “Hun er til møde,” siger receptionisten. Efter 10 minutter kommer en anden, Peter, ned for at hente dig. “Åh, så du er den nye marketingmand? – dejligt at møde dig”, siger Peter. Når du først er på kontoret, ved ingen rigtig, hvor du skal sidde, så du venter på, at din nye chef kommer ud af sit møde. Og historien kunne fortsætte sådan i tre til seks måneder.
Selvfølgelig har de fleste mennesker en god første dag. Men alle oplever fejl og udeladelser i løbet af deres første måneder. Der er simpelthen for mange detaljer til at ramme rigtigt for alt for mange mennesker i forskellige afdelinger og roller på tværs af organisationen. Det er det, der gør en vellykket onboardingproces så svær at opnå hver gang.
Med denne guide håber vi, at vi vil dele vores erfaringer med at hjælpe snesevis af virksomheder med deres onboarding-proces for medarbejdere. I den vil vi dele nogle af de bedste metoder til gode onboarding-processer for medarbejdere. Når det er sagt, er vi sikre på, at du kender det grundlæggende, og måske har du endda gode introduktionsmaterialer og en guide til ansættelseslederen.
Eksempel:
| Mere end 50 forskellige opgaver udført i rækkefølge og på det rigtige tidspunkt af fem forskellige afdelinger eller personer x antallet af nye mennesker, der tiltræder hvert år = en masse risici for, at noget bliver glemt eller gjort på den forkerte måde. |
Den svære del er at sikre, at det gøres på den rigtige måde. Hver. Enlig. Tidspunkt.
Hvorfor en god medarbejder onboarding-proces er vigtig
Så den nye medarbejder har gjort sin del. Hun vil gøre et godt første indtryk. Måske vil hendes chef og nye kolleger også. Den svære del vil være at sikre, at alle de første indtryk, hun vil have i de kommende måneder, også vil være gode.
Ifølge en artikel på HR.com betaler en god medarbejder-onboarding-proces sig virkelig:
- Onboarding-programmer kan øge fastholdelsen med 25 % og forbedre medarbejdernes præstationer med 11 %.
- Også medarbejdere, der deltager i et struktureret onboarding-program, er 69% mere tilbøjelige til at blive hos en organisation i 3 år.
- Det tager 8-12 måneder for nyansatte at være lige så dygtige som deres erfarne kolleger.
- 15% af medarbejderne sagde, at manglen på et effektivt onboarding-program hjalp med deres beslutning om at stoppe.
Nok sagt om, hvorfor det betyder noget. Vi er sikre på, at du er her, fordi du ved, at det betyder noget. Så lad os komme videre med det.
“Intet er så spændende – eller så nervepirrende – som at være den nye pige. Uanset om det er din første skoledag, eller du starter på et drømmejob, hvis der er en ting, der gør et førstehåndsindtryk meget mindre skræmmende, er det en virkelig, virkelig god hårdag.”
Elaine Welteroth
De typiske fejl ved medarbejder onboarding
Fra vores egne erfaringer med medarbejder onboarding processer og fra at tale om dette med mange virksomheder ser vi disse typiske fejl:
At være for ambitiøs
Sjovt nok er det ikke, fordi ledere og HR-chefer ikke anerkender behovet for god onboarding. Mange gange indeholder processen høje ambitioner for kurser og møder i løbet af de første par måneder. Når disse ikke sker eller udskydes, bliver de nye kollegers forventninger ikke opfyldt. Bedre at ikke give et løfte end at give et og derefter ikke holde det …
Glemmer, at “djævelen ligger i detaljen”
Hvis du har indtryk af, at din nye arbejdsplads er topprofessionel, bliver du skuffet over alle de små ting, der går galt:
- ikke på e-mail-lister
- har ikke den rigtige software
- ikke har de rette adgangsrettigheder
- ikke inviteret til vigtige møder.
- Osv osv.
Hver gang en lille ting glemmes, tænker den nye kollega, at “enten er de ligeglade, eller også er det mere kaos her, end jeg troede.” Ingen af fortolkningerne er gode.
Overlader det til nogle få inspirerede mennesker
Du kender sikkert de venlige HR-folk, sekretærer og receptionister, der husker alt. Hvis de er på arbejde, vil medarbejdernes onboarding være håndholdt og personlig. Hvad sker der, når de forlader, og du får en erstatning, der ikke er så god? Eller er du bare væk på orlov? Så begynder opgaver at glide gennem revnerne. Du skal gøre din medarbejder onboarding proces uafhængig af enkeltpersoner – selvom du kun er 30 personer.
At have for mange prangende brochurer og for lidt substans
Større virksomheder ansætter topprofessionelle folk til at præsentere alle deres medarbejdertilbud, deres adfærdskodeks og hvordan virksomheden fungerer fra et meget generelt synspunkt. Det er fantastisk. Men mange oplever frustration, når de ser, at tankerne om deres rolle og de processer og systemer, der er involveret, kun er “i tankerne hos deres erfarne kolleger”.
“Du vil først forstå, hvordan vi arbejder, når du har været her i mindst tre år.”
Anonym medarbejder i en dansk virksomhed.
Resultatet er, at når de prangende materialer er forbrugt, skal den nye kollega føle, at hun afbryder sin chef og kolleger i deres arbejde. Uanset om du er nyuddannet eller en erfaren professionel, er det frustrerende at skulle bede om tjenester, når du bare prøver at udføre enkle opgaver som at gøre rejseudgifter, købsanmodninger eller booke møder.
Kontrollerer det ikke
Kan du dokumentere, at alt skete på det rigtige tidspunkt for hver ny medarbejder, der kom igennem din onboarding-proces sidste år? Sandsynligvis ikke. Hvis du ikke holder styr på, hvordan kan du så sikre, at det sker? I disse dage kan der også være lovkrav, som du kan dokumentere f.eks. sikkerhedstræning, instruktioner og at du opbevarer deres personlige oplysninger. Problemet er, at bare det at holde styr på dette let bliver en fuldtidsstilling, så mange overlader det til tilfældighederne.
👉 Recommendation: Addressing common pitfalls, offering practical insights for effective employee onboarding. From managing ambitions to avoiding over-reliance on individuals, providing a concise guide to enhance the onboarding experience. Prioritize realism, attention to detail, and documentation to ensure a smooth and compliant process.
Seks trin til at opsætte sin egen medarbejder onboarding-proces
TRIN 1
Sæt din vision
Først skal du sætte visionen for din medarbejder onboarding proces. Hvis din virksomhedskultur er meget flydende og uformel, skal din onboarding afspejle dette. Hvis du er i en meget reguleret og moden branche, skal din onboarding matche den. Det vil være en anden oplevelse, hvis du er ansat i en tech startup eller af en offentlig organisation. Derfor skal onboarding-oplevelsen være en naturlig introduktion til virksomheden, som den er. På denne måde overgår den nye medarbejder naturligt til sin nye rolle uden at føle, at ingen bekymrer sig om ham eller hende længere.
Som en del af dette bør du beslutte, hvad der skal inkluderes, og hvor lang din medarbejder onboarding-proces vil være.
Dækker det al obligatorisk uddannelse?
Går det ind i emner, der er unikke for personens niveau, funktion og land?
Hvor længe vil det vare – en, tre eller seks måneder?
TRIN 2
Beskriv den perfekte introduktion
Når du er klar over ambitionsniveauet og stilen, er det tid til at beskrive den perfekte medarbejder onboarding proces, som medarbejderen oplever gennem hele introduktionsperioden.
Skriv så detaljeret som muligt. Det skulle resultere i en bedre version af dårlig onboarding-oplevelse af medarbejdere, som vi begyndte at skitsere i begyndelsen af denne vejledning:
“Din første dag ankommer, og du går ind i bygningen. Du beder om at møde din nye chef. “Hun er til møde,” siger receptionisten. Efter 10 minutter kommer en anden, Peter, ned for at hente dig. “Åh, så du er den nye marketingmand? – dejligt at møde dig”, siger Peter.
TRIN 3
Tilknyt dit procesforløb på tværs af roller
Saml repræsentanter fra IT, HR og andre funktioner, der er involveret, og kortlæg flowet.
Formålet med denne øvelse er at blive enige om hovedaktiviteterne, og hvem der er ansvarlig for dem. Hold det på et ret højt niveau, og opdel dit flow i aktiviteter før ankomst, ankomst og efter ankomst.
| Tip! |
| Start med at kortlægge din medarbejders onboarding-proces, som den er i dag. Det betyder bare at fokusere på de grundlæggende, meget kritiske opgaver. Eksempler kunne være: At sikre, at der er et skrivebord og en pc, at personen bliver mødt osv. Dette bør fokusere på opgaver, som den nye medarbejder tydeligt vil savne og føle sig frustreret over. |
Usikker på procestilknytning? Læs vores Guide til simpel proceskortlægning .
Du kan ende med noget som dette:
TRIN 4
Beskriv, hvad du skal gøre i hver aktivitet
Nu hvor I er enige om hovedansvaret på tværs af din organisation, er det tid til at gå et niveau dybere. Det betyder, at du skal beskrive hver aktivitet i dit flowdiagram. Den bedste person til at gøre dette er en repræsentant fra hver af de involverede roller. Så for eksempel beskriver it-chefen de nødvendige værktøjer, og hvordan man opretter en ny medarbejder i detaljer. Ideelt set gøres dette som en trin-for-trin-guide med skærmbilleder – eller endnu bedre som en videooptagelse af skærmen.
| Tip! |
| Lad en anden kollega med samme rolle (f.eks. IT-chef) prøve hver instruktion, næste gang du onboarder, nogen. Ideelt set observerer forfatteren derefter, hvor let instruktionen er at følge og justerer bagefter. |
Usikker på at skrive arbejdsinstruktioner? Læs vores Guide til at skrive arbejdsinstruktioner
Et eksempel, der bruger Gluus arbejdsinstruktionsfunktion:
Oprette arbejdsinstruktioner og SOP’er
Føj tekst, billeder, video, links og filer til enhver aktivitet i enhver proces. Dette giver dig mulighed for at vise, hvorfor og hvordan arbejdet udføres.
Genbruge fælles aktiver som byggesten
Opret et fælles lager af f.eks. systemer, links, juridiske tekster og kompetencer og genbrug disse komponenter på tværs af alle arbejdsinstruktioner.
TRIN 5
Tilføj målbare opgaver
Når du er klar over de forskellige aktiviteter, og hvordan de skal udføres, så er det tid til at oprette nogle målbare opgaver. Disse bør repræsentere resultaterne af hver aktivitet.
Eksempel:
| IT-chefen har aktiviteten “Forbered alle værktøjer”, og han har beskrevet, hvordan man bestiller en pc, en telefon og sætter den nye medarbejder op i forskellige systemer. |
Nu skal han definere de målbare resultater som opgaver, så f.eks.
- Bestil pc
- Konfigurer pc
- Oprette en ny medarbejder i et Active Directory
Hvorfor? At spore og måle opgaver. Til knowhow og tidsrammen for deres færdiggørelse.
TRIN 6
Konfigurer proceskontrolelementer for din medarbejdern onboarding-proces
På dette trin er du næsten der. Du har et procesforløb, der viser, hvilke roller der er ansvarlige for hver aktivitet i onboardingprocessen. Eksperter har dokumenteret, hvordan man udfører hver aktivitet, så nye rekrutter er i stand til at udføre deres opgaver. Endelig skal du erklære de specifikke opgaver, der skal udføres.
Så langt så godt. Nu kommer den sværere del: At sikre, at hver opgave udføres hver gang for hver medarbejder. Det er her, du har brug for en ejer af din medarbejder onboarding proces. Ejeren vil være ansvarlig for at forbedre din proces, sikre, at den udføres hver gang og besvare spørgsmål fra alle.
Er du usikker på, hvad en procesejer er? Læs denne artikel om hvordan en procesejer kan hjælpe dig med at bryde interne siloer .
Tre metoder til at kontrollere opgavens fuldførelse:
1: Det lavteknologiske, men tidskrævende
Procesejeren er ansvarlig for at spore hver ny medarbejder. Hvem opdaterer deres resultater i et regneark på ugentlig basis. Rolleejere får påmindelser via e-mail og rapporterer baseret på disse resultater.
Dette er hurtigt at starte med, men det tager meget tid at holde sig opdateret og involverer meget kommunikation frem og tilbage. Det er helt fint at involvere 3-4 personer, forudsat at du onboarder 1-2 nye medarbejdere hver måned.
2: Brug af projektstyringsværktøjer
Konfigurer hver nyansat som et projekt ved at kopiere den forrige som en skabelon. I Trello kan du f.eks. kopiere et ‘board’.
Dette er bedre. Især hvis alle bruger det samme system. Det binder dog opgaver til enkeltpersoner snarere end roller. Dette er et problem, når nogen er fraværende. Det forbinder heller ikke med de krævede arbejdsinstruktioner. En metode som denne kan skaleres godt til at involvere 5-10 rolleejere og måske 5 medarbejdere om måneden.
3: Brug af en BPM-platform til din medarbejders onboarding-proces
Brug et specialiseret værktøj til at forstå, udføre og forbedre processer – Gluu! (Undskyld, men det er nu, vi uden at skamme os reklamerer for vores eget produkt. Vi kan bare ikke lade være). Det giver dig mulighed for at forbinde mennesker, roller, processer, arbejdsinstruktioner og opgaver i ét rum. Hver rolleejer kan se deres opgave for hver ny medarbejder. På denne måde udføres opgaver på det rigtige tidspunkt og på den rigtige måde, selvom nogen er væk.
Når du forbedrer og justerer din medarbejder onboarding-proces undervejs, kan du nemt have lukket kredsløbskommunikation på hvert trin i din proces. Hvis du gør det på denne måde, kan det hjælpe dig med at opnå en ensartet proces på tværs af flere placeringer og holde kvaliteten høj, selv når rolleejere forlader og deltager.
Se denne video for en hurtig gennemgang af, hvordan det kan fungere, eller læs mere om Gluu til onboarding her.
“Behandl medarbejderne, som om de gør en forskel, og det gør de”
Ukendt
Dette afslutter vores guide. Vi håber, du har fundet det nyttigt. Nu er det tid for dig at starte dit arbejde! Du kan begynde at udforske medarbejder onboarding-software.
Konklusion
I denne omfattende vejledning understreges vigtigheden af en gennemarbejdet medarbejder-onboarding-proces, bakket op af undersøgelser, der viser en 30 % forbedring i nyansat ydeevne og øget medarbejderfastholdelse. Artiklen skitserer typiske fejl, såsom at være alt for ambitiøs, overse detaljer, stole på nogle få personer og præsentere prangende, men substansløse materialer. Guiden i seks trin giver praktiske råd og understreger behovet for at opstille en klar vision, beskrive en perfekt introduktion, kortlægge procesflow, detaljere aktiviteter, tilføje målbare opgaver og implementere proceskontrol. Artiklen afsluttes med at fremhæve procesejerens kritiske rolle og giver tre metoder til kontrol af opgaveløsningen. Denne guide sigter mod enkelhed, målbarhed og konsistens og klæder organisationer på til at skabe effektive onboarding-processer, der har en positiv og varig indvirkning på medarbejdernes præstationer og tilfredshed.
Ofte stillede spørgsmål
Employee onboarding is vital for organizations, positively impacting new hire performance, boosting retention by 25%, and improving overall performance by 11%. It ensures a smooth integration into the workforce through a positive introduction to company culture and role understanding.
To enhance employee onboarding, avoid overcommitting, pay attention to details, and establish a process independent of individuals. Maintain a balance between flashy materials and substantive content for a realistic company portrayal. Implement effective documentation and controls to ensure consistency and prevent task oversight.
Setting up a successful employee onboarding process involves the following key steps:
1. Set Your Vision: Define the onboarding process based on your company’s culture, industry, and specific needs, including mandatory training and unique topics relevant to roles.
2. Describe the Perfect Introduction: Detail the ideal onboarding experience for new employees, ensuring a smooth transition into their roles without feeling neglected.
3. Map Your Process Flow Across Roles: Collaborate with representatives from various departments to outline the main activities in the onboarding process, categorizing them as Pre-arrival, Arrival, and Post-arrival tasks.
4. Describe What to Do in Each Activity: Have representatives from relevant roles document step-by-step guides, potentially in the form of work instructions or videos, ensuring clarity and consistency in task execution.
5. Add Measurable Tasks: Define measurable outcomes for each activity, allowing for tracking and measurement of task completion and timeframes.
6. Set Up Process Controls: Assign a process owner responsible for overseeing the onboarding process, using methods like spreadsheets, project management tools, or specialized BPM platforms to ensure tasks are completed consistently and on time.