Mødet med den nye medarbejder

GLUU GUIDE

Sådan sikrer I god onboarding af nye medarbejdere

Anslået læsetid: 11 Minutter

A study by the Recruiting Roundtable shows that a good employee onboarding process will lift new hire performance by 30%. In addition, other studies show that new hires will stay longer if the introductory experience is good. This six-step guide can help you to succeed in your employee onboarding process.

Først: Hvad er en dårlig onboarding af en medarbejder?

Lad os starte med at forestille sig en dårlig medarbejder onboarding. Der er stadig uger til din første dag. Alligevel bruger du meget tid på at læse om din nye arbejdsplads. Du vil jo gerne forberede dig på at “komme godt fra start” på din første dag.

Din første dag kommer, og du træder ind i bygningen. Du beder om at møde din nye chef. “Hun sidder i et møde,” siger receptionisten. Efter 10 minutter kommer en anden, Peter, ned og henter dig. “Nå, så du er den nye marketingmand? – Rart at møde dig”, siger Peter. Når du kommer ind på kontoret, er der ingen, der ved, hvor du skal sidde, så du venter på, at din nye chef kommer ud fra sit møde. Og historien kan fortsætte sådan i tre til seks måneder.

De fleste mennesker har naturligvis en god første dag. Alle oplever dog fejl og mangler i løbet af de første måneder. Der er simpelthen for mange detaljer, der skal være korrekte for for mange mennesker i forskellige afdelinger og roller i hele organisationen. Det er det, der gør det så svært at opnå en vellykket introduktionsproces for medarbejderne hver gang.

Med denne guide håber vi at kunne dele vores erfaringer fra at hjælpe snesevis af virksomheder med deres onboarding-proces for medarbejdere. I den vil vi dele nogle af de bedste metoder til gode onboarding-processer for medarbejdere. Når det er sagt, er vi sikre på, at du kender det grundlæggende, og måske har du endda et godt introduktionsmateriale og en vejledning til den ansættende leder.

Det svære er at sørge for, at det gøres på den rigtige måde. Hver. Eneste. Gang.

Example:

More than 50 different tasks done in sequence and at the right time by five different departments or people x the number of new people joining every year = a lot of risks that something will be forgotten or done the wrong way.

Hvorfor en god introduktionsproces for medarbejdere er vigtig

Den nye medarbejder har gjort sin del af arbejdet. Hun vil gøre et godt førstehåndsindtryk. Måske vil hendes chef og nye kolleger også gøre det. Den svære del bliver at sikre, at alle de første indtryk, hun får i de kommende måneder, også er gode.

Ifølge en artikel på HR.com betaler det sig virkelig at have en god introduktionsproces for medarbejderne:

  • Onboarding-programmer kan øge fastholdelsen af medarbejdere med 25 % og forbedre deres præstationer med 11 %.
  • Medarbejdere, der deltager i et struktureret onboarding-program, er 69 % mere tilbøjelige til at blive i virksomheden i 3 år.
  • Det tager 8-12 måneder for nyansatte at blive lige så dygtige som deres erfarne kolleger.
  • 15 % af medarbejderne sagde, at manglen på et effektivt onboarding-program var medvirkende til, at de besluttede at sige op.

Der er sagt nok om, hvorfor det er vigtigt. Vi er sikre på, at du læser denne artikel, fordi du ved, at det betyder noget. Så lad os komme i gang med det.

De typiske fejl i forbindelse med indslusning af medarbejdere

“Intet er så spændende – eller så nervepirrende – som at være den nye pige. Uanset om det er din første skoledag eller om du skal starte på dit drømmejob, så er der én ting, der gør det første indtryk meget mindre skræmmende, og det er en rigtig, rigtig god hårdag.”

– Elaine Welteroth

Ud fra vores egne erfaringer med onboarding-processer for medarbejdere og efter at have talt om dette med mange virksomheder ser vi disse typiske fejl:

At være for ambitiøs

Sjovt nok er det ikke fordi ledere og HR-chefer ikke anerkender behovet for god onboarding. Mange gange indeholder processen høje ambitioner for kurser og møder i løbet af de første par måneder. Når dette ikke sker eller udskydes, bliver de nye kollegers forventninger ikke opfyldt. Det er bedre ikke at give et løfte end at give et løfte og så ikke holde det…

Glemmer, at “djævelen ligger i detaljen”

Hvis du har indtryk af, at din nye arbejdsplads er topprofessionel, bliver du skuffet over alle de små ting, der går galt:

  • ikke på e-mail-lister
  • ikke har den rigtige software
  • ikke har de rigtige adgangsrettigheder
  • ikke inviteret til vigtige møder.
  • Og så videre osv.

Hver gang en lille ting bliver glemt, tænker den nye kollega, at “enten er de ligeglade, eller også er der mere kaos her, end jeg troede”. Ingen af disse fortolkninger er gode.

Overlade det til nogle få inspirerede mennesker

Du kender sikkert de venlige HR-medarbejdere, sekretærer og receptionister, der husker alt. Hvis de er på arbejdspladsen, vil introduktionen af medarbejderne være håndholdt og personlig. Hvad sker der, når de rejser, og du får en afløser, der ikke er lige så god? Eller er du bare på orlov? Så begynder opgaverne at glide ud af hænderne. I skal gøre jeres onboarding-proces for medarbejdere uafhængig af enkeltpersoner – også selvom I kun er 30 personer.

At have for mange prangende brochurer og for lidt indhold

Større virksomheder ansætter professionelle topfolk til at præsentere alle deres tilbud til medarbejderne, deres adfærdskodeks og hvordan virksomheden fungerer fra et meget generelt synspunkt. Det er fantastisk. Mange oplever dog frustration, når de oplever, at deres rolle og de processer og systemer, der er involveret, kun er tænkt “i hovedet på deres erfarne kolleger”.

“Du vil først forstå, hvordan vi arbejder, når du har været her i mindst tre år”. Anonym medarbejder i en dansk virksomhed.

Resultatet er, at når først de prangende materialer er brugt, så skal den nye kollega føle, at hun afbryder sin chef og sine kolleger i deres arbejde. Uanset om du er nyuddannet eller en erfaren professionel, er det frustrerende at skulle bede om tjenester, når du blot forsøger at udføre enkle opgaver som rejseudgifter, indkøbsanmodninger eller mødebooking.

Ikke at kontrollere den

Kan du dokumentere, at alt skete på det rigtige tidspunkt for hver ny medarbejder, der gennemgik din onboarding-proces sidste år? Sandsynligvis ikke. Hvis du ikke holder styr på det, hvordan kan du så sikre, at det sker? I dag kan der også være lovkrav, som du kan dokumentere, f.eks. sikkerhedsuddannelse, instruktioner og at du opbevarer deres personlige oplysninger. Problemet er, at det nemt bliver en fuldtidsbeskæftigelse at holde styr på dette, så mange overlader det til tilfældighederne.

Seks trin til at oprette din egen onboarding-proces for medarbejdere

TRIN 1

Fastsæt jeres vision

Først skal I sætte visionen for jeres onboarding-proces for medarbejdere. Hvis din virksomhedskultur er meget flydende og uformel, bør din onboarding afspejle dette. Hvis I er i en meget reguleret og moden branche, skal jeres onboarding passe til det. Det vil være en anderledes oplevelse, hvis I er ansat i en startup-virksomhed eller i en offentlig organisation. Derfor bør onboarding-oplevelsen være en naturlig introduktion til virksomheden, som den er. På denne måde kan den nye medarbejder naturligt gå over i sin nye rolle uden at føle, at ingen længere bekymrer sig om ham eller hende.

Som en del af dette bør I beslutte, hvad der skal indgå, og hvor lang tid jeres introduktionsproces for medarbejdere skal vare.

Dækker den al obligatorisk uddannelse?
Kommer den ind på emner, der er unikke for personens niveau, funktion og land?
Hvor længe vil det vare – en, tre eller seks måneder?

TRIN 2

Beskriv den perfekte indledning

Når I er klar over ambitionsniveauet og stilen, er det tid til at beskrive den perfekte introduktionsproces for medarbejderen, som den opleves af medarbejderen i hele introduktionsperioden.

Skriv så detaljeret som muligt. Det bør resultere i en bedre version af den dårlige onboarding-oplevelse for medarbejdere, som vi begyndte at skitsere i begyndelsen af denne vejledning:

“Din første dag kommer, og du træder ind i bygningen. Du beder om at møde din nye chef. “Hun sidder i et møde,” siger receptionisten. Efter 10 minutter kommer en anden, Peter, ned og henter dig. “Nå, så du er den nye marketingmand? – Rart at møde dig”, siger Peter.”

TRIN 3

Kortlæg jeres arbejdsgang på tværs af roller

Saml repræsentanter fra IT, HR og andre funktioner, der er involveret, og kortlæg flowet.

Formålet med denne øvelse er at blive enige om de vigtigste aktiviteter og om, hvem der er ansvarlig for dem. Hold det på et ret højt niveau og opdel dit flow i aktiviteter før, under og efter ankomsten.

Tip!

Start with mapping your employee onboarding process as it is today. This means just focusing on the basic, highly critical tasks. Examples would be: Ensuring there is a desk and a pc, that the person is greeted etc. This should focus on tasks that the new employee will clearly miss and feel frustrated about.

Er du usikker på proceskortlægning? Læs vores guide til simpel proceskortlægning.

Du kan ende med noget, der ligner dette:

diagram over processen for onboarding af medarbejdere

TRIN 4

Beskriv, hvad man skal gøre i hver enkelt aktivitet

Nu, hvor I er enige om de vigtigste ansvarsområder i hele organisationen, er det tid til at gå et niveau dybere. Det betyder, at I skal beskrive hver enkelt aktivitet i jeres flowdiagram. Den bedste person til at gøre dette er en repræsentant fra hver af de involverede roller. Så f.eks. beskriver it-chefen detaljeret, hvilke værktøjer der er nødvendige, og hvordan man sætter en ny medarbejder i gang. Ideelt set gøres dette som en trin-for-trin-guide med skærmbilleder – eller endnu bedre som en videooptagelse af skærmen.

Tip!

Lad en anden kollega med samme rolle (f.eks. IT-chef) prøve hver instruktion næste gang, du skal introducere en person. Ideelt set observerer forfatteren derefter, hvor let det er at følge instruktionen, og justerer den efterfølgende.

Er du usikker på, hvordan du skriver arbejdsinstruktioner? Læs vores vejledning i at skrive arbejdsinstrukser

Et eksempel, der bruger Gluus arbejdsinstruktionsfunktion:

proces for indslusning af medarbejdere - eksempel på instruktion

TRIN 5

Tilføj målbare opgaver

Når du er klar over de forskellige aktiviteter, og hvordan de skal udføres, er det tid til at opstille nogle målbare opgaver. Disse bør repræsentere resultaterne af hver enkelt aktivitet.

Eksempel:

IT-chefen har aktiviteten “Forbered alle værktøjer”, og han har beskrevet, hvordan man bestiller en pc, en telefon og opsætter den nye medarbejder i forskellige systemer.

Nu skal han definere de målbare resultater som opgaver, så f.eks,

  • Bestil pc
  • Opsætning af pc
  • Opsætning af en ny medarbejder i et Active Directory

Hvorfor? Til at spore og måle opgaver. Til knowhow og tidsrammen for deres gennemførelse.

TRIN 6

Opsætning af proceskontroller for jeres proces for onboarding af medarbejdere.

På dette trin er I næsten i mål. Du har et procesflow, der viser, hvilke roller der er ansvarlige for hver aktivitet i onboardingprocessen. Eksperter har dokumenteret, hvordan de enkelte aktiviteter skal udføres, så nye rekrutter er i stand til at udføre deres opgaver. Endelig skal du angive de specifikke opgaver, der skal udføres.

Så langt så godt. Nu kommer den svære del: At sikre, at hver opgave bliver udført hver gang for hver enkelt medarbejder. Det er her, du har brug for en ejer af din onboarding-proces for medarbejdere. Ejeren vil være ansvarlig for at forbedre din proces, sikre at den udføres hver gang og besvare spørgsmål fra alle.

Er du usikker på, hvad en procesejer er? Læs denne artikel om hvordan en procesejer kan hjælpe dig med at bryde interne siloer.

Tre metoder til kontrol af opgavens udførelse:

#1: Den lavteknologiske, men tidskrævende løsning

Procesejeren er ansvarlig for at spore hver ny medarbejder. som hver uge opdaterer sine resultater i et regneark. Rolleejere får påmindelser via e-mail og rapporterer på baggrund af disse resultater.

Det er hurtigt at starte med, men det tager lang tid at holde det opdateret og kræver en masse kommunikation frem og tilbage. Det er helt fint at involvere 3-4 personer, hvis du indarbejder 1-2 nye medarbejdere hver måned.

#2: Brug af projektstyringsværktøjer

Opret hver ny ansat som et projekt ved at kopiere det foregående som skabelon. I Trello kan du f.eks. kopiere en “tavle”.

Dette er bedre. Især hvis alle bruger det samme system. Den knytter dog opgaver til enkeltpersoner i stedet for roller. Dette er et problem, når nogen er fraværende. Den er heller ikke forbundet med de nødvendige arbejdsinstruktioner. En metode som denne kan nemt skaleres til at involvere 5-10 rolleindehavere og måske 5 medarbejdere om måneden.

#3: Brug af en BPM-platform til din onboarding-proces for medarbejdere

Brug et specialiseret værktøj til at forstå, udføre og forbedre processer – Gluu! (Undskyld, men det er nu, vi uden at skamme os over at reklamere for vores eget produkt. Vi kan bare ikke lade være.) Dette giver dig mulighed for at forbinde personer, roller, processer, arbejdsinstruktioner og opgaver i ét sted. Hver rolleindehaver kan se sin opgave for hver ny medarbejder. På den måde bliver opgaverne udført på det rigtige tidspunkt og på den rigtige måde, selv hvis nogen er væk.

Når du forbedrer og justerer din onboarding-proces for medarbejderne undervejs, kan du også nemt få en lukket kommunikation på hvert trin i din proces. Hvis du gør det på denne måde, kan du opnå en ensartet proces på tværs af flere steder og holde kvaliteten høj, selv når rolleindehavere forlader og tiltræder.

Sedenne video for at få en hurtig rundvisning i, hvordan det kan fungere, eller læs mere om Gluu til onboarding her.

“Behandl medarbejderne, som om de gør en forskel, og det gør de også”
Ukendt

Hermed er vores vejledning afsluttet. Vi håber, at du har fundet den nyttig. Nu er det tid til at gå i gang med dit arbejde! Du kan begynde at udforske software til indslusning af medarbejdere.


Fandt du det nyttigt? I så fald vil vi sætte stor pris på, at du deler den: