Administrer tilbagevendende og sagsbaserede opgaver

Mål: Tilføj og organiser opgaver i aktiviteter, opsæt planlagte (tilbagevendende) eller sagsbaserede opgaver, og kontroller notifikationer og timing.

Opgaver er de mest konkrete, handlingsorienterede trin i en proces. Tilføj dem til aktiviteter og fuldfør dem i browseren eller mobilapps. Brug tjeklister for at sikre konsistens og forhindre fejl. Gluu har to grundlæggende typer opgaver:

• Tilbagevendende (planlagte): Autostart på datoer/tidspunkter (f.eks. daglig fejning, månedlig rapportering, kvartalsvise gennemgange).
• Sag-baseret: Start efter behov (f.eks. opret en ny kunde, køb en bærbar til en nyansat).

Opret opgaver (fra bunden eller med AI) #

I aktivitetens arbejdsinstruktion skal du aktivere redigeringstilstand og bruge Gluu AI-assistenten (Foreslå opgaver…) til at generere kandidater. Tilføj eller rediger opgaver efter behov.

Mere om arbejdsinstruktioner: Opret arbejdsinstruktioner.

Ejere/redaktører kan administrere alle opgaver, tilbagevendende eller sagsbaserede, via Opgavestyring. Aktivér redigeringstilstand og rul til bunden af aktivitetssiden for at foretage ændringer.

Tilføj en planlagt (tilbagevendende) opgave #

1. Indtast en klar opgavetitel (op til 100 tegn). Behold vejledning i arbejdsinstruktioner, ikke i titlen. Vælg Planlagt.
2. Indstil gentagelse (dagligt, hverdage, specifikke dage, weekender eller måneder).
3. Indstil starttidspunkt (hvornår brugere ser den, inklusive i mobilappen).
4. Indstil startdag (f.eks. “Dag 1” for den 1. i måneden).
5. Indstil varighed (hvor lang tid rollen har til at fuldføre den). Eksempel: startdag 1 med varighed 4 for at kræve fuldførelse inden den 5.
6. Konfigurer:
   
   Notifikationer – e-mail hvis opgaven udløber uden fuldførelse.
   
   Periode – det aktive datointerval for generering af opgaver.
   
   Tidszone – standard er din; juster hvis nødvendigt.
   
   Formularer – vedhæft en obligatorisk formular, hvis brugere skal indsende data.
7. Gennemgå opsummeringen og klik på Opret opgave.

Ingen overlappende planer: Undgå overlapninger. For en månedlig opgave, der kører hele måneden, start på dag 1 og indstil varigheden til 28 dage.

Tilføj en sagsbaseret (efter behov) opgave #

1. Opret opgaven og vælg Sagsbaseret.
2. (Valgfrit) Vedhæft en formular for detaljerede tjeklister/specifikationer.
3. Brug den, når du kører processen som sager. Vejledning: Kør processer som sager.

Sådan fuldfører brugere opgaver til tiden: Fuldførelse af opgaver på det rigtige tidspunkt.

Pause/genoptag opgaver #

Du kan sætte enhver planlagt opgave på pause for at stoppe generering af nye instanser. Genoptag for at starte igen.

Alle opgaver i Gluu (tilbagevendende eller sagsbaserede) kan indeholde formularer til at indsamle data. Denne artikel forklarer, hvordan du finder og henter disse data til brug i analyser eller eksport til andre systemer.

Se en aktivitets opgavelog #

Alle opgaver registreres – udført, forsinket eller ikke udført.

1. Åbn aktiviteten og klik på Opgavelog.
2. Indstil et datointerval ved hjælp af filteret, eller sorter efter kolonne.
3. Gennemgå resultater (udført, forsinket, ikke udført). Du kan markere opgaver som fuldførte, hvis det er nødvendigt.

Bemærk: Gem et opgave-logfilter til din Arbejdsoverblik for at se præcis de rigtige opgaver hver gang du logger ind.

Eksportér tilbagevendende og sag-baserede opgavedata #

Klik på Download for at eksportere CSV/JSON, eller vælg PDF-version for at få en rapport:

Bemærk: Dataene er også tilgængelige via API