Case om ISO 9001 i praksis i lille virksomhed

Søren Pommer

8 år ago

Vi har i denne case inviteret Peter Nørgreen, kvalitetsleder hos Gottfred Petersen A/S, til en snak om kvalitetsledelse og ISO 9001 i praksis. Casen er en del af vores serie af cases, der er baseret på samtaler med kvalitetsledere i SME. Formålet med casen er at give eksempler på hvordan der kan arbejdes med kvalitetsledelse, systemer og processer i praksis.

Kort om Gottfred Petersen A/S

Gottfred Petersen A/S er en dansk virksomhed med fire forretningsområder. De er leverandør af materialer til konstruktion, beskyttelse, plastik og sanitet. Virksomheden er grundlagt i 1960 og størstedelen af deres 40 ansatte arbejder på Fyn. Denne case er baseret på et interview med Gottfred Petersens kvalitetsleder, Peter Nørgreen.

ISO 9001 i hverdagen

Peter Nørgreen fortæller at de som en del af byggeindustrien konstant oplever ændringer i love og bestemmelser. Det gælder alt fra produktion til pakning. Vi spurgte hvordan de som virksomhed håndterer dette.

ISO 9001:2008 bliver brugt som en overordnet vejledning til hvordan processer og aktiviteter bør udføres. Peter fortæller at de bruger et organisationsdiagram til at klarlægge hvem der gør hvad, og hvem den enkelte skal referere til. Derudover beskriver ISO 9001 processer, procedurer og instruktioner, der kan bruges af alle som en retningslinje for hvordan aktiviteter skal udføres. Input på hvordan det skal anvendes i praksis i det daglige arbejde, sker løbende gennem netværk og erfaringer.

Men er det lettere sagt end gjort? Jeg spurgte Peter Nørgreen, om han som kvalitetsleder oplever udfordringer med at få de ellers gode intentioner til at fungere i praksis. Hertil svarede han:

Til en vis grad ja. Men som kvalitetsleder gør jeg en indsats for at introducere nye medarbejdere til vores system. Vi har nogle retningslinjer for hvordan dette skal gøres, ligesom vi også spørger ind til ISO når vi reviderer internt. Vi gør det især når det er angående beskrivelser af processer i virksomheden, men også når det er driftsmål, kvalitetspolitik og lignende. Vi afholder kvartalsmøder hvor vi meddeler nye mål og ændringer og så har vi en gruppe af medarbejdere, der håndterer klager”

Hvordan arbejder I med kvalitetsledelse og ISO 9001 i praksis?

Alle medarbejdere bruger dagligt Targit som værktøj, hvor der er adgang til alt data i realtid. Targit giver også meddelelser videre via mail, iPhones og tablets, så den enkelte medarbejdere altid får relevant information. Peter Nørgreen forklarer det således:

“Lad os sige at du gerne vil vide om et område eller en kunde varierer i deres omsætning med mere end 3 %. Hvis det er tilfældet vil information herom blive sendt til netop den person, der proaktivt kan tage handling. Når vi arbejder med data i realtid er det muligt at få adgang til alle informationer i virksomheden. Desuden giver det også mening at prædefinere data for at kunne overvåge og reagere på afvigelser og tendenser.”

Hvordan deler I processer og dokumenter?

Peter Nørgreen forklarer at alle informeres om ændringer via e-mail, hvor der er en notifikation og en forklaring om ændringen. Informationen er også tilgængelig i kartoteket i virksomhedens ledelsessystem, som alle har adgang til. Dermed er ændringer synlige for alle på intranettet eller i den delte mappe.

“Hvert dokument, procedure eller instruktion har en ansvarlig, der videregiver information inden for hans eller hendes område. Når der revideres er det typisk procedurer og processer der kontrolleres – anvendes de korrekt? Giver de stadig værdi?” Fortæller Peter Nørgreen.

Gottfred Petersen A/S reviderer mindst én gang årligt deres procedurer, processer, instruktioner, politikker, regler og standarder. På den måde kan de reagere proaktivt hvis; “vinden vender og rammer os”, som Peter Nørgreen fortæller det. Vedligeholdelsen udføres af ham selv i Word:

arbejdsinstruktion

Virksomheden har købt redskaber til at hjælpe dem, men det meste af arbejdet med udvikling, kontrol og revidering foregår internt i virksomheden. I begyndelsen rekrutterede de også konsulenter for at sikre at de imødekom kravene i ISO 9001 standarden.

“Man kan sige at den ISO 9001 baserede kvalitetsmanual er konstruktionen der holder bygningen sammen.”

Gottfred Petersen A/S har valgt at holde deres kvalitetsmanual elektronisk og tilgængelig via et kartotek for alle ansatte. Manualen linker til alle processer og dokumenter i et fælles drev. Dermed skal der ofte kun redigeres i ét dokument hvis noget skal ændres.

Hvilket råd vil du give til virksomheder der skal påbegynde en ISO 9001 certificeringsproces?

Peter Nørgreen fortæller, at du til at begynde med bør fokusere på virksomhedens fundamentale tankegang og finde dets styrker, svagheder, muligheder og trusler. Med andre ord bør du lave en SWOT-analyse for at opnå den rette viden om virksomhedens udgangspunkt.

Han fortæller også at det vigtigt at evaluere organisationens struktur, for at afgøre om den er optimal. Er de rette autoriteter placeret med de rette roller, så beslutninger kan træffes på rette tid, rette sted og med den rette pris? Et andet vigtigt element er også at følge op på både succes og afvigelser.

Et andet råd er også at starte med de nødvendige paragraffer i ISO 9001 standarden. På den måde kan du bygge et enkelt og procesorienteret ledelsessystem, med fokus på essentielle forretningsområder.

Når du arbejder med kvalitetsledelse er det vigtigt at passe på med ikke at overinformere. I stedet bør man forme et system med korte og præcise redegørelser. Brug referencer og links til version-baserede dokumenter:

“Det gør det meget lettere at redigere og revidere effektiviteten i systemet, og du undgår at skulle gennemgå hele håndbogen hver gang noget skal revideres eller tilføjes.”

Peter Nørgreen anbefaler også at hyre en konsulent i opstartsfasen. Det gør det mindre tidskrævende og du minimere risicis, når du har hjælp til at få meningen ud af ISO 9001 standarden. Hjælp til at definere sprog, mål og processer er blot en del af det. Når strukturen er på plads bør kvalitetschefen samle den nødvendige viden.

“…eksempelvis ved at få en Lead Auditor uddannelse og dermed være forberedt på ændringer i en konstant forandrende version og en dokumentations kontrollerende proces – og husk altid at holde det simpelt.”

De sidste råd fra Peter Nørgreen

“Tillid er godt, men kontrol er nødvendigt”

Billeder og flowdiagrammer siger mere end tusind ord.
Instruktioner skal være præcise og korte, ellers vil de ikke blive læst med den rette mening.
Brug storytelling. Det gør overgangen meget lettere, hvis alle har en forståelse af hvordan kvalitetsstyringssystemet kan gøre det daglige arbejde sjovt og nemt. Det skaber et professionelt udbytte internt såvel som eksternt.

Dette var de sidste ord fra Peter Nørgreen, kvalitetsleder hos Gottfred Petersen A/S. Vi vil snart vende tilbage en endnu en case med et nyt perspektiv.

Hvad synes du? Og hvordan arbejder du med kvalitetsledelse og ISO 9001 i praksis? Kommentarer er mere end velkommen.