Anslået læsetid: 7 Minutter

GLUU GUIDE

Sådan vælger du den bedste software til styring af forretningsprocesser (BPM)

Finding the best business process management software is hard. Most classic tools are too complex for normal companies. Others merely manage tasks. This guide covers 27 requirements to use when finding the right tool for a medium-sized organisation.

I denne vejledning får du mere at vide om de syv nøgleområder, du skal se på, når du vælger BPM-software. Hvert område er opdelt i krav, som du kan bruge til at finde det rigtige værktøj til jer:

---

Før vi går i dybden, skal vi først se på…

Hvordan BPM software kan hjælpe i det hele taget

‘Business Process Management‘ er en stor indsats for at visualisere, udføre, forbedre og administrere en virksomheds tilbagevendende arbejde på tværs af roller, løbende og på én enkelt platform.

Organisationer køber og implementerer processtyringssoftware for at få det værktøj, de har brug for for at lykkes med forretningsprocesser. Hvordan ser succes så ud? Det kan være at…

• Standardisere en organisations arbejdsmetoder
• Sikre hurtigere medarbejder onboarding (interesseret i hvordan? læs vores guide til medarbejder onboarding )
• Bevar viden i et system (og ikke i enkeltpersoners sind)
• Sikre at virksomheden kan vokse og skalere hurtigere
• Forbedre forretningsprocesser at reducere spild og fejl
• Digitalisere papirarbejde og automatisere manuelle processer for at spare tid
• Sikre og dokumentere overholdelse af eksterne standarder som ISO eller GDPR

Der er hundredvis af værktøjer derude. Afhængigt af jeres definition af succes og jeres nuværende systemer er det bedste valg for én virksomhed måske ikke det bedste for en anden. Denne vejledning hjælper dig med at forbinde det, der er vigtigt for din virksomhed, med de rigtige værktøjer.

De 7 nøgleområder, du skal kigge efter i software til styring af forretningsprocesser

Den bedste softwareløsning til styring af forretningsprocesser giver dig mulighed for at sige et klart “ja!” til de kriterier, der betyder noget for dig:

1. Let at implementere og bruge for både administratorer og slutbrugere
2. Gør standardmåden for arbejdet let at forstå
3. Muliggør løbende kommunikation og feedback så alle er med
4. Gør processer lettere at udføre påden rigtige måde
5. Indsamler input og data til atforbedre forretningsprocesser
6. Integrerer med andre systemer for at automatisere opgaver
7. Sikrer en solid styring og governanceomkring processerne.

Lad os nu se på hvert område og dets krav:

#1 Let at implementere og bruge

Til at begynde med er det vigtigt at huske, at værktøjet ikke er målet. Målet er, at jeres egne kolleger skal være i stand til at håndtere processer på daglig basis. For at få succes med processtyring er dit hovedmål derfor at vælge BPM-software, der hjælper dig med at forstå, bruge, udføre og forbedre forretningsprocesser.

Af denne grund medtager vi ikke en række meget komplekse udviklings- og automatiseringsplatforme i denne analyse. Dette betyder dog ikke, at de måske ikke er særlig værdifulde til andre brugssager. Vi har en liste over sådanne platforme nederst i vores artikel Top 5 BPM-software review.

#2 Gør standardmåden for arbejde let at forstå

Det er kun, hvis den delte, standardiserede måde at arbejde på er lettere end de personlige vaner, at det faktisk bliver gjort. I praksis betyder det, at du skal kigge efter følgende funktioner:

1. Visuel proceskortlægning
2. Procesoversigter og forbindelser
3. Organisatoriske roller, jobbeskrivelser og processer
4. Genbrug processer og aktiviteter på tværs
5. Arbejdsinstruktioner med video, filer, links og billeder
6. Kommuniker ændringer til kolleger i bestemte roller

---

Gør det lettere at arbejde på den rigtige måde, end den forkerte.

Gluus Mission

#3 Aktiverer løbende kommunikation og feedback

Dette krav er tæt forbundet med det foregående. Chancerne er store for, at første gang du ser en proces og måske en arbejdsinstruktion, vil du tænke på et par spørgsmål. Disse skal tilføjes på det rigtige trin i processen, og procesindehaveren skal kunne besvare det med det samme. Ideelt set bør denne samtale være gennemsigtig for alle, så spørgsmål skal kun stilles og besvares én gang. Så se efter disse funktioner:

1. 1. Lad brugerne kommentere enhver aktivitet, og lad procesredaktører svare
   2. Opret fælles tags eller etiketter for at markere kommentarer til opfølgning
   3. Skjul kommentarer og problemer, der allerede er løst, så de kun er synlige for redaktører
   4. Filtrer kommentarer efter tidsinterval og etiket

#4 Gør processer lettere at udføre på den rigtige måde

Faktisk kører og udfører dine processer vil sikre, at de sker hver gang. Som et resultat har du brug for måder at administrere tilbagevendende opgaver og sager på. Det korrekte personale skal vide, hvornår de skal udføre opgaver og logge deres arbejde. Dette er de funktioner, der får dig der:

1. Kør tilbagevendende opgaver
2. Kør arbejdsgange “on demand” på tværs af rollerne i en proces
3. Registrer personen og tiden, når en opgave er udført
4. Bevis for, at en opgave er udført (f.eks. Med placering og foto)
5. Overvåg, hvis opgaver ikke udføres i tide
6. Rapporter om opgaver efter tid, proces og case

#5 Indsamler input og data til forbedre forretningsprocesser

Når dine processer er kortlagt og er blevet revideret så mange gange, at de er stabile, så er det tid til at forbedre dem. For at indsamle tilstrækkelige data til at understøtte dine beslutninger, skal du indsamle organiseret feedback fra kolleger (hvis processer udføres manuelt) og systemdata, hvis processer er automatiserede. Disse er vigtige funktioner til software til styring af forretningsprocesser:

1. Se mængden af kolleger, der har et problem, eller anmod om en bestemt ændring.
2. Identificer opgaver, der ikke opfylder processtandarder i hverken brugt tid eller kvalitet.
3. Få et overblik over dine processer, der fungerer bedst.

#6 Integrerer med andre systemer til automatisere opgaver

Når processer er stabile, er det tid til at automatisere dine processer fuldt ud. For at opnå dette skal din processtyringssoftware enten fuldføre det fulde flow inde i platformen, eller den skal være i stand til at integrere med andre systemer såsom ERP eller CRM. For at gøre dette har du brug for følgende funktioner i processtyringssoftwareløsningen, som du vælger:

1. En åben, RESTful API, der er tilgængelig via et token
2. Ideelt klar integrationer til integrationsplatforme som Zapier, der lader dig integrere med tusindvis af apps
3. En integration med Microsoft Graph, hvis du bruger Office 365
4. En integration med G Suite, hvis du bruger dette som din virksomhedsplatform

#7 Sikrer solid regeringsførelse omkring processer

Du skal være i stand til at styre din processamling eller proceshierarki fra et centralt sted, mens du stadig kan delegere styringen af specifikke processer til de mennesker, der kender. Samtidig skal hver procesejer have adgang til alle de værktøjer og oplysninger, som han – og hans redaktionsteam – har brug for for at styre processen effektivt. Dette kræver detaljeret rettighedsstyring:

1. For det første Automatisk ændringssporing: Ændringer i processer, arbejdsinstruktioner og redaktører.
2. Administrer rettigheder efter proces: Tildel separate ejere og redaktører til hver proces.
3. Endelig Administrer rettigheder efter funktion: Tillad separate brugere at administrere hierarki, roller og brugere.

Næste trin: Sælgerevaluering

Det var de 27 krav, som vi har identificeret som vigtige for mange købere af softwarestyring af forretningsprocesser. Vi foreslår dog, at du også tilføjer dine egne krav til listen.

Derefter er det tid til at begynde at evaluere software til styring af forretningsprocesser. Vi er begyndt med vores egen evaluering: Top 5 software til styring af forretningsprocesser.